Non c';è dubbio che una delle parti più difficili della gestione della pratica privata oggi sia il personale. La pratica privata non ha le stesse risorse che sono disponibili per ospedali o cliniche come un MBA o un professionista delle risorse umane che gestisce le questioni relative al personale. Ma nonostante questa mancanza di risorse, resta un dato di fatto: il mancato riconoscimento e il corretto indirizzamento di questa componente chiave porteranno a più stress, meno entrate e in definitiva una carriera molto meno gratificante.
E ';un peccato che la maggior parte delle nostre scuole non sia riuscita a dare ai medici una formazione minima in questa parte molto importante della pratica privata. La mancata corretta gestione delle questioni relative al personale porta a costosi errori, mancati guadagni e potenziali problemi legali. Sfortunatamente, la maggior parte dei medici impara a prendere sul serio questi problemi dopo aver commesso errori molto costosi; tuttavia, puoi apprendere le competenze necessarie per costruire una squadra vincente e di successo.
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Considerare il personale di ufficio come un sistema costituito da cinque principi di base.
1. Identificare tutte le posizioni che devono essere impiegate o esternalizzate
Il libro paga è spesso l';elemento più costoso della pratica. Le assunzioni dovrebbero aver luogo solo dopo aver accuratamente progettato un organigramma che mostra quale lavoro sarà compilato internamente e che deve essere compilato esternamente.
Decidere quali mansioni richiederanno il personale in loco e quali attività sono adatte per l';esternalizzazione. Nell';ambiente di pratica odierna, è imperativo non assumere persone per compiti che potrebbero essere più esternalizzati in modo appropriato, subappaltati ad altri professionisti o gestiti dalla tecnologia esistente. Un esempio perfetto qui è la trascrizione che può essere ampiamente eliminata con un buon sistema di record elettronici. Alcune raccolte e incarichi di fatturazione possono anche essere trasferiti a subappaltatori più convenienti.
Assicurati di avere un';immagine chiara della struttura dello staff che vorresti ottenere prima di inserire un annuncio per un potenziale dipendente. Questa attenta considerazione è essenziale per la redditività e una parte importante della gestione pratica. Assumere personale per il tuo ufficio è un processo evolutivo che deve completare il tuo stile di pratica e finanziario.
2. Trova e seleziona i candidati appropriati
Per trovare il candidato giusto, è necessario avere una visione chiara della posizione o del ruolo. Prima di iniziare l';assunzione, creare una descrizione dettagliata del lavoro per la posizione. Non sarai in grado di assumere il personale giusto se non sei chiaro con quello che stai cercando.
Spiega i doveri, le responsabilità e il percorso di carriera per questa posizione. Descrivi le abilità, le competenze e le esperienze necessarie che un candidato deve possedere per avere successo nella posizione. Definire quale :eccellente prestazione: in questo ruolo sarebbe simile. Non riuscirci è come tentare di costruire un grattacielo senza un piano di ingegneria.
Una volta che hai in mano un ruolo ben definito, può iniziare la ricerca del candidato giusto. Inizia creando una grande piscina di candidati. I giornali locali o regionali funzionano alla grande nella maggior parte delle aree. Referenti dal tuo personale attuale possono anche essere una buona fonte di grandi candidati. Potresti anche ottenere buoni risultati pubblicando le aperture nel tuo ufficio, in tutte le newsletter che invii e sul tuo sito web.
Indirizzare potenziali candidati per inviare il proprio curriculum, referenze e lettera di presentazione al proprio ufficio via e-mail. Questo raggiunge diverse cose:
- Eliminare i candidati che non hanno un livello base di alfabetizzazione informatica
- Ti consente di controllare la presentazione per ortografia, grammatica e stile
- Consente di vedere se i candidati sono in grado di seguire le istruzioni di base
Se non si è in grado di accettare le domande via e-mail, chiedere ai potenziali candidati di inviare un fax nel proprio curriculum. Non accettare chiamate telefoniche su posizioni aperte. Non consentire un flusso infinito di chiamate telefoniche da parte dei candidati per interrompere la giornata della tua squadra.
Intervistare è un';arte in sé e per sé. Pianifica sempre di condurre interviste con un partner, preferibilmente con una persona dello staff dell';altro sesso. Intervistare un candidato fianco a fianco con un alleato di fiducia ha l';ulteriore vantaggio di consentire di confrontare le impressioni e porre domande diverse. Prima di fare la tua scelta, è una buona idea condurre test di abilità e una seconda intervista. Ricorda di avere una seconda scelta su cui ricorrere, nel caso in cui la tua prima scelta non funzioni.
3. Stabilire politiche di gestione
L';istituzione di solide politiche di gestione è un passo fondamentale. La creazione e il mantenimento di un efficace manuale di policy e compliance è fondamentale. Non trascurare questa parte molto importante del processo di team building.
Questo manuale alla fine diventerà il tuo quaderno di esercizi. Hai mai conosciuto una squadra o un';organizzazione di alto livello per funzionare ad alti livelli senza un sistema di politiche, indicazioni e regole di base? Il tuo ufficio non è diverso Più chiaro è il tuo manuale, migliori saranno i risultati che otterrai dal tuo team.
Molti medici hanno bisogno di assistenza per questo compito. È possibile acquistare modelli, componenti e risorse ben scritti online. È importante, tuttavia, garantire che il manuale e le politiche siano conformi alle leggi statali e federali sul lavoro.
- Visita il sito Web del tuo stato per assicurarti di comprendere le leggi locali sul lavoro, le linee guida sui salari e le politiche anti-discriminazione.
- Avere un buon avvocato di lavoro nel tuo stato rivedere le vostre politiche e procedure. Tutti i costi spesi qui verranno restituiti a picche. Molti studi legali del lavoro possono progettare un manuale eccellente a vostro nome.
Una volta ottenuto il manuale preliminare, rivederlo per assicurarsi che soddisfi i requisiti legali per l';assunzione, la non discriminazione, il tempo libero, ecc. Assemblare il manuale finale e metterlo in luoghi accessibili in ufficio. Tutti i dipendenti devono avere accesso al manuale. Posizionane uno ad ogni postazione di lavoro.
4. Creare compiti scritti e liste di controllo chiare
Ogni posizione all';interno del tuo ufficio dovrebbe avere non solo una descrizione della posizione scritta, ma anche una lista di controllo scritta delle responsabilità.
Registra ogni compito e responsabilità, da come aprire le serrature dell';ufficio, sicuro, e sistema telefonico, fino alla fine delle responsabilità giorno. L';ipotesi più sicura quando si scrive questo è di non assumere nulla. Quanto più si è orientati ai dettagli quando si passa attraverso questo processo, tanto minori saranno le possibilità di futuri malintesi e errori dei dipendenti.
Esistono molti modelli e risorse eccellenti disponibili online che è possibile utilizzare come punto di partenza, ma la chiave del successo riguarderà la personalizzazione, in modo che la documentazione corrisponda esattamente alle proprie esigenze. Queste informazioni dovrebbero quindi essere integrate nel manuale dell';ufficio.
5. Creare meccanismi esatti per affrontare la negligenza del personale, la non conformità o il disprezzo intenzionale
Assicurati di aver chiaramente scritto politiche, procedure e meccanismi per affrontare la negligenza del personale, la non conformità o il disprezzo intenzionale. Questi argomenti devono essere completamente coperti dalla politica e dal manuale delle procedure. Quando sviluppi la tua politica di pratica, applica tutte le risorse e le informazioni a tua disposizione. Ottieni il consiglio di un solido consulente legale e chiedi loro di rivedere il tuo prodotto finale prima di distillare le informazioni al tuo staff. Questo può farti risparmiare grattacapi legali in futuro.
Aderendo a questi cinque principi di base, puoi iniziare a costruire una squadra vincente e di successo.