Se hai mai gestito un progetto con più persone, pieno di più attività, tutte dovute a scadenze multiple, probabilmente hai sperimentato più mal di testa. Gestire progetti complicati non è semplice - è qualcosa che solo alcune persone sembrano in grado di raggiungere con grazia. Ma gestire i progetti non deve essere complicato con il software giusto e un corso di MS Project o due.
Dopo diversi corsi di MS Project, potresti diventare uno di quei tipi di grazia sotto pressione in ufficio che sembrano essere in grado di ottenere più risultati in meno tempo di quanto facciano tutti gli altri. La buona notizia è che non richiede un cambiamento completo nella personalità o nel processo di pensiero per gestire i progetti in modo efficiente. Un corso di MS Project ti mostra come usare un software intelligente progettato per legare tutti i lati liberi che mandano la maggior parte dei progetti in tilt. In questo articolo, discuteremo di due delle nozioni di base che imparerai in un corso MS Project che rendono questo software il preferito di così tanti project manager.
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Facilità di stabilire dipendenze
Una delle prime cose che imparerai in un corso di MS Project è come stabilire le dipendenze. Per i progetti che passano attraverso numerose mani o processi, i colli di bottiglia sono sicuri di emergere se non si identifica e si pianificano le dipendenze prima. Forse sei abbastanza fortunato da avere una mente altamente organizzata o hai un metodo sviluppato e complesso per usare note Post-It di diverso colore per aiutarti a risolvere i problemi di dipendenza.
Tuttavia, mentre questo sistema potrebbe funzionare per voi, il problema è che i membri del team responsabili per l';esecuzione delle attività potrebbero non essere in grado di utilizzare efficacemente i vostri metodi organizzativi e, quindi, non capire come il loro pezzo si lega all';intero progetto. Un investimento in un corso MS Project significa che i membri del team sono sempre consapevoli dello stato attuale di un progetto e delle sue dipendenze in qualsiasi momento.
Diagrammi di Gantt
I diagrammi di Gantt sono rappresentazioni visive dell';avanzamento dell';intero progetto. Sarai immediatamente in grado di vedere quali attività sono mirate e quali sono in ritardo. Senza la capacità di vedere visivamente un collo di bottiglia, potrebbero essere necessari giorni o settimane prima di apprendere le costrizioni nel processo del progetto.
Forse l';aspetto più importante di MS Project che lo rende un valido strumento di gestione del progetto è la facilità con cui può essere modificato quando le cose non rientrano nel passo - e cadranno fuori fase. Una volta che ti rendi conto di un potenziale problema visualizzando i tuoi diagrammi di Gantt, puoi rapidamente modificare il tuo piano di progetto usando semplici passaggi che imparerai in un corso MS Project.
Molto probabilmente, il motivo per cui i tuoi progetti non si uniscono nel modo in cui prevedi è a causa degli strumenti che stai usando o non usando, non a causa della tua squadra. Se stai perdendo il sonno per i progetti, spendendo troppo sulla medicina per il mal di testa o gestendo la tua squadra fino al punto di irritazione, potrebbe essere giunto il momento per un corso di MS Project per riportare l';intero team a un nuovo inizio. Come gestire i progetti Il settore delle costruzioni continua a funzionare bene. I venditori nel mercato da $ 5 milioni a $ 100 milioni hanno lavorato sodo per aggiungere le ultime e migliori funzionalità di gestione dei progetti ai loro prodotti. Comprendono che gli appaltatori richiedono queste funzionalità per migliorare l';efficienza e che se il loro software non include le funzionalità richieste dai project manager, troveranno il loro software altrove. L';iscrizione alle best practice del settore può aiutare l';organizzazione a migliorare il flusso di lavoro e fornire maggiori informazioni e controllo a più persone che lavorano al progetto.
Tuttavia, il più grande vantaggio di una buona soluzione software per la gestione dei progetti di costruzione non è la facilità di gestione di un percorso cartaceo. Il moderno software dotato di report in tempo reale sta rapidamente sostituendo il vecchio metodo di utilizzo nei fogli di lavoro per tracciare la manodopera. I giorni in cui i salari devono essere processati per avere un';idea migliore dei costi del progetto vengono sostituiti con giorni di conoscenza esatta del costo attuale del progetto. Questo tipo di dati affidabili fornisce un';analisi del budget molto più accurata e funzionalità di reporting migliori che consentono ai manager di prendere la decisione più consapevole in qualsiasi momento.
Inoltre, il software di gestione della costruzione può essere utilizzato anche per monitorare meglio gli inevitabili cambiamenti che si verificano su quasi ogni lavoro. Gli ordini di modifica, le RFI e le submittal possono essere creati e tracciati in alcuni dei software di progetto di costruzione sviluppati di recente. Molti di questi documenti speciali richiedono l';approvazione di uno o più gestori e il software utilizzato può aiutare a indirizzarli al personale giusto nel modo più efficiente possibile. I project manager possono anche utilizzare il software per creare elenchi :to do: per il personale che consentirà a tutti di vedere l';avanzamento corrente di una determinata attività.
Molte aziende utilizzano anche il proprio sistema di gestione dei progetti come luogo in cui archiviare copie elettroniche di documenti importanti. Tutti i documenti memorizzati nel sistema possono essere allegati a qualsiasi record di transazione che consenta un modo semplice per cercare e rispondere alle domande qualora si presentassero in un secondo momento. Pertanto, se una società ha ricevuto una fattura con un prezzo diverso rispetto all';Ordine di acquisto originale, è possibile esaminare il sistema per trovare l';originale e ottenere una revisione da supervisore e inviare l';ordine di acquisto originale al fornitore. Infine, gli utenti del sistema possono scegliere di aggiornare istantaneamente il budget del progetto quando gli ordini vengono modificati o richiesti, fornendo loro i dati più precisi in tempo reale.
Il software di costruzione può essere utilizzato anche per tenere traccia delle programmazioni di lavoro tramite i diagrammi di Gantt. Utilizzando la stessa tecnologia, gli utenti possono prendere appunti sulla pianificazione del lavoro che include un collegamento in tempo reale al record dei costi del lavoro per quel lavoro. Questi record possono essere facilmente inviati ai project manager che possono agire sui dati. Questo tipo di tecnologia era disponibile solo nei software più costosi, ma oggi è molto più economico e facilmente disponibile.
Infine, se gestisci un';azienda di medie dimensioni, puoi trarre vantaggio dalle nuove funzionalità di tracciamento che fanno parte della maggior parte dei nuovi software di costruzione. Il software può essere utilizzato per tracciare l';utilizzo e il costo di piccoli utensili e per creare ordini di lavoro dal campo. Sono disponibili anche le funzioni di fatturazione e raccolta dei pagamenti. Combinate, tutte queste caratteristiche possono essere esattamente ciò che una società di medie dimensioni più piccola ha bisogno di migliorare le proprie operazioni al punto da diventare un player più grande sul mercato.