Mentre la maggior parte delle aziende dispone di politiche specifiche e di un manuale delle procedure stampate redatto per i dipendenti da seguire, la tua attività di pulizia potrebbe essere iniziata a tempo parziale con te facendo tutto. Molto probabilmente, nulla è stato messo per iscritto. Con molti compiti diversi che ti trascinano in mille direzioni, mettere le tue procedure in scrittura non è probabilmente arrivato in cima alla tua lista :da fare:. Ma cosa succede quando vuoi andare in vacanza? O se ti ammali o ferisci? Avere un manuale scritto sulle procedure e le procedure per la tua attività di pulizia significa che la tua attività può continuare a funzionare se ti ammali o feriti o se decidi di prendervi un po ';di tempo libero.
SOP 5 Passi: Come scrivere procedure operative standard 【Modello Excel】
Quindi, come procedi scrivendo le procedure che fai per far funzionare la tua azienda? Inizia facendo capire che questo è un compito importante da affrontare. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per aiutarti a creare un manuale delle procedure per la tua impresa di pulizie:
1. Non cercare di sederti e scrivere il tuo manuale in una sola seduta. Ti scoraggerebbe e molto probabilmente metterà da parte il documento e non tornerà mai indietro. Non devi affrontare questo progetto tutto in una volta. Invece, prendi un blocco di tempo ogni giorno o una volta alla settimana per lavorare sul tuo manuale.
2. Configurare il manuale come documento Microsoft Word e proteggerlo con password. Microsoft Word è un programma facile con cui lavorare e ti consente di apportare facilmente modifiche. Con la password che protegge il documento non sarà accessibile a nessun altro. Assicurati di condividere la password con un coniuge o un assistente fidato nel caso ti succeda qualcosa.
3. Inizia mettendo le informazioni di base nel tuo manuale. Queste sono le informazioni necessarie per far funzionare la tua attività di pulizia e sono probabilmente disseminate sul tuo ufficio in numerosi documenti. Alcune delle informazioni che vorrete documentare comprendono: indirizzo della vostra azienda, e-mail, numero di telefono, numero di fax, nome e indirizzo dell';avvocato, nome e indirizzo del contabile, informazioni sul conto bancario, numero di identificazione del dipendente (EIN), imposta sulle vendite numero e informazioni sulla carta di credito.
4. Quando si lavora su attività specifiche per la propria azienda, sia che invii fatturazioni, effettui chiamate di vendita, ecc., Annota le tue procedure. Se ci sono compiti particolari che devono essere svolti regolarmente, o altre attività che ritieni importanti per l';azienda, assicurati di documentare le procedure, passo dopo passo. Puoi anche dettare le procedure specifiche in un registratore e far trascrivere quelle.
5. Se hai altre persone che ti aiutano, come un assistente, un contabile o un venditore, chiedi loro di documentare ciò che fanno. Ad esempio, se il contabile è responsabile del pagamento dell';imposta sulle vendite, dovrebbe annotare tutte le informazioni pertinenti, tra cui quando inviare le imposte, dove va, chi chiama se ci sono domande. Mantieni coerente il tuo manuale creando un modello semplice che utilizzi per tutte le tue procedure. Di seguito è riportato un esempio per il formato di una sezione:
1. Data di aggiornamento: _________________
2. Aggiornato da: ___________________
3. Procedure richieste per ____________________________________
4. Elenca le procedure dettagliate
Una pagina compilata potrebbe essere simile a questa:
Data di aggiornamento: 15/09/06
Aggiornato da: John Jones
Procedure richieste da CheckVoicemail.
- Chiama il 555-5555
- Premere il tasto # per interrompere il messaggio
- Inserire il codice: 9156
- Ascolta i messaggi
- Premere 3 per eliminare il messaggio, premere 7 per salvare il messaggio
Di seguito sono elencati altri articoli che probabilmente vorrai includere nel manuale delle procedure di pulizia dell';azienda. Questa è solo una lista generale. Uno dei tuoi primi passi nel mettere insieme il tuo manuale sarà decidere quali informazioni devi includere.
- Informazioni di contatto importanti.
- Informazioni di contatto del cliente e informazioni sul contratto.
- Numeri di conto e password.
- Elenchi di fornitori.
- Informazione legale
- Tipo di entità aziendale, numeri di conto importanti.
- Procedure informatiche, software e ID prodotto, sistemi di backup.
- Progettista del sito web, host del sito web e registrar per i nomi di dominio.
- Procedure di contabilità.
- Procedure per pagare le tasse.
- Procedure del libro paga.
- Procedure di valutazione dei dipendenti.
- Dove trovare le garanzie e le informazioni sul servizio. Informazioni sul tuo programma di sicurezza incluso dove trovare i fogli MSDS.
Il modo più semplice per iniziare a mettere insieme il tuo manuale è fare una lista di tutte le cose che tu e altri fate per la vostra impresa di pulizie che devono essere documentate. Se puoi delegare alcuni di questi oggetti ad altri, fallo! Ciò renderà il tuo lavoro molto più semplice. Metti insieme un modello che funziona per la tua impresa di pulizie e poi inizia a riempire gli spazi vuoti. Prima che tu lo sai, il tuo manuale sarà completato. Stampalo e inseriscilo in un raccoglitore a tre anelli in modo da poterlo utilizzare come riferimento. Quindi se per qualche motivo non puoi lavorare o se decidi di prendere finalmente quella vacanza ci saranno procedure in atto in modo che l';attività di pulizia possa funzionare in modo efficiente in tua assenza.