Un errore comune che molti organizzatori di eventi fanno è trascurare i bisogni del loro pubblico. È facile immergersi nei dettagli delle negoziazioni delle sedi, delle opzioni di ristorazione, dei trasporti, dell';alloggio e di altre minuzie. Tuttavia, alla fine, il livello di soddisfazione del tuo pubblico gioca un ruolo chiave nel tuo continuo successo. Questo è il valore principale dell';uso dei sondaggi prima, durante e dopo ogni evento che pianifichi.
Oggi descriverò i vantaggi di sorvegliare il pubblico in ogni fase. Spiegherò perché il loro feedback è importante e il tipo di informazioni a cui puoi accedere. Alla fine capirai la ragione per cui alcuni dei migliori esperti di pianificazione stanno utilizzando sondaggi per preparare la strada al loro futuro successo.
Pianificazione degli eventi
Esaminare i dichiaranti prima dell';evento
Ognuno dei tuoi partecipanti arriva con una serie di aspettative. Possono includere i relatori da cui stanno per ascoltare, l';ampiezza delle sessioni pianificate durante il giorno e persino il cibo. Che tu stia pianificando una riunione, una conferenza del settore o una raccolta di fondi, controlla preventivamente i tuoi dichiaranti. Chiedi loro quali sono gli argomenti di cui sono più interessati a conoscere. Puoi persino chiedere loro di suggerire dei relatori; potreste essere sorpresi di quanto spesso farlo possa rivelare un grande oratore di cui non eri a conoscenza.
Vale anche la pena di chiedere il tipo di alloggio che preferiscono i dichiaranti, se hanno intenzione di partecipare ad ogni sessione o meno, e il numero di giorni (per un affare di più giorni) che intendono rimanere. Se sei in grado di identificare i dichiaranti che hanno deciso di non partecipare, scopri i motivi per cui. Questo può essere informazioni preziose per eventi futuri.
Utilizzo di sondaggi durante l';evento
Una volta iniziata la riunione o la conferenza, i partecipanti inizieranno ad affogare con nuove informazioni, specifiche del prodotto e altri dettagli. Non è insolito per loro perdere la loro eccitazione di essere lì. E una volta che succederà, smetteranno di partecipare. È possibile progettare brevi sondaggi per iniettare una misura di eccitazione nei propri ospiti. La chiave sta nel coinvolgerli; fornire l';opportunità ai tuoi ospiti di esprimere le loro opinioni sugli argomenti in discussione.
Se il formato del tuo evento lo consente, condividi i risultati delle sessioni precedenti all';inizio delle sessioni seguenti. Ciò non solo fornisce a te, il pianificatore, informazioni dettagliate sulle prospettive dei tuoi partecipanti, ma li incoraggia anche a interagire con altri ospiti. Un altro vantaggio è che è possibile condividere le informazioni con i diffusori imminenti in modo che possano adattare le loro presentazioni al pubblico.
Incoraggiare il feedback post-evento
Dopo la tua conferenza, potresti pensare che sia andato alla perfezione. Ma il tuo pubblico potrebbe avere un';opinione completamente diversa. L';unico modo per sapere con certezza è chiedere. Esaminare i partecipanti dopo la sessione finale può fornire una serie di preziose informazioni sul contenuto, sul modo in cui è stato pubblicato e sui loro sentimenti riguardo alla loro esperienza complessiva. Chiedigli di fornire le loro opinioni sul formato, i relatori, i contenuti e persino gli sponsor. Hanno apprezzato il luogo? L';attrezzatura audiovisiva era sufficiente? E, naturalmente, parteciperebbero a un evento futuro?
Osservando il tuo pubblico, avrai accesso a preziosi feedback che ti aiuteranno a progettare future riunioni, conferenze e altri affari che soddisfino in modo specifico le loro esigenze.
Pianificazione per il futuro
Il vantaggio chiave che osserva i tuoi ospiti è che fornisce loro la piattaforma per comunicare con te. Possono descrivere ciò che sperano di ottenere frequentando; possono spiegare le preoccupazioni che potrebbero avere; e dopo, possono fornire un feedback che ti aiuterà a capire come meglio soddisfare - e persino superare - le loro aspettative in futuro. In definitiva, esaminando il tuo pubblico, puoi aumentare la probabilità che parteciperanno ai tuoi eventi in futuro. Come pianificare gli eventi Che si tratti di una riunione di un piccolo ufficio o di una convention aziendale, la pianificazione di eventi aziendali può essere un compito scoraggiante. Tuttavia, l';assunzione di un';azienda di pianificazione di eventi può aiutare a ridurre lo stress del processo, aggiungendo allo stesso tempo un livello di esperienza ed esperienza per creare un evento efficace. Coordinando tutti gli aspetti dell';evento, un pianificatore può aiutare a risparmiare tempo, e talvolta anche denaro. Ma con così tanti coordinatori di eventi là fuori, selezionarne uno può anche essere un';impresa stressante. Ecco alcuni consigli da considerare quando si sceglie un';azienda per gestire il tuo prossimo evento aziendale.
Intervista iniziale con le aziende potenziali
Un incontro con aziende di pianificazione di eventi potenziali inizierà il processo di selezione del pianificatore per un evento. Questa interazione iniziale con un';azienda è importante perché può rispondere a molte domande su come funziona l';azienda e sulla personalità delle persone con cui lavorerai. Durante questo incontro, stabilisci come fluirà la comunicazione tra te e la società di pianificazione degli eventi. Se la società dedica un punto di contatto per il tuo evento, è più probabile che le tue domande e preoccupazioni siano affrontate in modo tempestivo.
L';incontro iniziale sarà anche più efficace se hai determinato alcune cose sull';evento in anticipo, come il tipo di evento che desideri ospitare, un budget stimato, una lista stimata degli ospiti e anche alcune date potenziali. Queste informazioni aiuteranno le potenziali aziende a presentare una proposta realistica. Assicurati di aver compreso le procedure di fatturazione e il tariffario dell';azienda, e tieni presente che un organizzatore di eventi può aiutarti a rispettare un budget.
Chiedere referenze ai clienti
Durante l';incontro iniziale con una potenziale società di pianificazione di eventi aziendali, chiedere referenze da clienti passati che possano attestare il livello di servizio dell';azienda e il successo dell';evento. Dovresti essere particolarmente interessato ai clienti che hanno ospitato un evento simile a quello che chiedi al coordinatore degli eventi di coordinare. Se la società non è disposta a fornire i nomi dei clienti precedenti, assicurati di vedere almeno un portfolio di eventi passati. La longevità dell';organizzazione può anche attestare la quantità di esperienza dei suoi membri del personale.
Considera la gamma di servizi della compagnia
Il miglior tipo di società di pianificazione di eventi aziendali è quella che gestisce tutti gli aspetti della produzione di eventi, dall';idea iniziale alla pulizia alla fine dell';evento. Pertanto, è importante considerare la gamma di servizi della società prima di firmare un contratto. Altri compiti della pianificazione di eventi aziendali includono la selezione della sede, la scenografia, la produzione di audio e video, la gestione dei talenti e la scrittura. Quindi, chiediti se lavorare con una determinata azienda sarà :pianificazione one-stop: o se ti verrà richiesto di gestire alcuni aspetti della pianificazione degli eventi.
Partecipa ad un evento
Se possibile, partecipa a uno dei potenziali eventi imminenti della società di pianificazione degli eventi. Questa esperienza vi fornirà informazioni dettagliate su come il pianificatore di eventi gestisce lo stress, la risoluzione dei problemi e la logistica generale durante un evento. Potrai anche vedere come tutti gli elementi dell';evento, come l';atmosfera e l';intrattenimento, si uniscono.