Internet ha cambiato molte cose nel mondo degli affari, compresa la corrispondenza commerciale. Dove una volta le tradizionali lettere di lavoro formali erano normali, le e-mail commerciali veloci ora dominavano la giornata. La facilità e l';informalità di Internet spesso fanno sembrare che possiamo scrivere male le e-mail aziendali e farla franca; eppure, in realtà è il contrario. Dato che l';e-mail è così accessibile, le persone ricevono molto di più e ignorano tutto meno che perfetto. Le e-mail aziendali devono distinguersi dalla spazzatura. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a creare e-mail commerciali concise e coinvolgenti per qualsiasi scopo.
Esempi di scrittura di e-mail aziendali in inglese - Pratica di abilità di scrittura
STILE
L';occhio umano reagisce in modo diverso allo schermo di un computer rispetto a un pezzo di carta, quindi il modo in cui formatti la tua e-mail è vitale. Usa frasi brevi e succinte che arrivino immediatamente al punto; ricordate, il vostro obiettivo qui è quello di dispensare informazioni importanti, quindi ditelo al lettore in anticipo. Includere sempre un saluto e una firma e utilizzare il maggior numero possibile di interruzioni di riga e di paragrafo; questo rende l';e-mail più facile da leggere. E resisti all';impulso di scrivere un libro. Le e-mail aziendali sono meglio a corto; l';equivalente di una pagina è sufficiente.
TONO
Nel bene o nel male, Internet genera una cattiva abitudine di informalità. Va bene essere un po ';informali con la tua e-mail (la gente tende ad aspettarselo ultimamente), ma non scrivere come se parlassi con tua madre o la tua migliore amica. È necessario trovare un equilibrio tra la formalità tradizionale e l';informalità della posta elettronica. Pensa al tuo destinatario e a come probabilmente scriverebbe un';email. Quali parole useranno? Il gergo o il gergo avrebbero offeso i tuoi lettori? Utilizzare queste considerazioni per creare una e-mail concisa e personalizzata.
GRAMMATICA
L';informalità, qualunque sia la sua radice, non scusa errori grammaticali e questi possono danneggiare la tua email. Gli errori grammaticali mostrano che non hai dedicato molto tempo alla tua email aziendale e probabilmente non ti interessa molto del tuo messaggio. Leggi attentamente la tua email per assicurarti di aver digitato correttamente e hai corretto tutti gli errori di grammatica e punteggiatura. Rimuovi tutte le ridondanze e sbarazzati dei clich. I destinatari, in particolare gli uomini d';affari professionisti, apprezzeranno la tua attenzione ai dettagli e risponderanno meglio al tuo messaggio quando non ci sono errori nella tua email. La maggior parte degli scrittori utilizza WhiteSmoke Software (www.WhiteSmokeSoftware.com) o StyleWriter (www.StyleWriter-USA.com) per aiutare a correggere la grammatica.
RISPOSTA
Dal momento che l';e-mail è un mezzo immediato e molto accessibile, è molto più facile che in lettere cartacee richiedere una risposta, e molto più probabilmente ne otterrai una! Prima di firmare con la tua firma, chiarisci cosa vuoi che faccia il destinatario. Hai bisogno di una risposta via telefono o con determinate informazioni allegate? Dillo! Il destinatario avrà difficoltà a rispondere se non ha idea di cosa desideri da loro. Ma ricorda: sii educato quando chiedi l';azione. C';è poco peggio di un finale troppo in avanti o invadente.