Conoscere il tuo pubblico è fondamentale per scrivere una buona lettera commerciale. Vale a dire che la lingua, lo stile e il contenuto della tua lettera devono essere appropriati ai valori e alle aspettative del tuo pubblico di destinazione.
Formato
Una lettera commerciale viene scritta raramente a mano, ma viene quasi sempre digitata o, al giorno d';oggi, stampata. Esiste un formato standard per scrivere una lettera commerciale, che è consigliabile adottare. È prassi normale avere un margine di almeno un pollice su tutti e quattro i lati della carta da lettere. La tua pagina dovrebbe essere impostata 8? :X11: (o equivalente), nel tuo software di elaborazione testi, e dovresti preferibilmente usare la carta intestata dell';azienda, in particolare la tua lettera deve essere stampata come copia cartacea.
Scrivere una lettera commerciale formale
I seguenti sono i componenti importanti di una lettera commerciale.
1. La rubrica.
L';indirizzo di ritorno, insieme alla data, costituisce l';intestazione. Di solito la carta intestata è stampata con l';indirizzo e tutte le altre informazioni di contatto.
2. L';indirizzo interno.
Questo è l';indirizzo della persona o dell';azienda a cui stai inviando la lettera. Assicurati di includere il nome completo del destinatario così come il suo titolo e la designazione, se sono noti. Questo dovrebbe essere allineato al margine sinistro.
Una busta da 9 :standard può essere utilizzata per una lettera stampata su 8?: x 11 :carta. Una volta piegato ordinatamente, l';indirizzo interno apparirà attraverso la finestra nella busta.
Usa l';interlinea singola dopo l';intestazione, prima dell';indirizzo interno e di nuovo dopo l';indirizzo interno, prima del saluto, per dare alla tua lettera un aspetto pulito e professionale.
3. Il saluto o il saluto.
Il saluto in una lettera commerciale inizia di solito con :Caro: scritto insieme al titolo e al cognome della persona. Se si è già in possesso dei termini di primo nome con il destinatario, sarebbe opportuno utilizzare il nome proprio qui.
4. Il corpo.
Diversi stili possono essere adottati per scrivere il corpo della lettera. È possibile iniziare un nuovo paragrafo con indentazione, ma questa pratica è raramente seguita al giorno d';oggi. Questo è indicato come il? Blocco? stile perché non c';è bisogno di indentazione nella lettera. Tuttavia, ricorda di lasciare una riga vuota tra i paragrafi.
5. La chiusura.
Usa un breve ma educato, chiudendo, allineato a sinistra e finendo con una virgola? ?Cordiali saluti,? per esempio, se hai indirizzato il destinatario per nome, o? Distinti fedelmente?, se non l';hai fatto.
6. La linea della firma.
Il tuo nome e designazione devono essere stampati, dopo aver saltato almeno due righe, in modo da poter inserire la tua firma appena sopra il nome stampato. Le lettere commerciali non includono, in genere, un poscritto, a meno che non si tratti di effetti specifici.
Conclusione
La scrittura di lettere commerciali è un';abilità molto importante da acquisire, in quanto forma una parte significativa di molti diversi lavori e carriere. È possibile utilizzare un formato standard per le lettere commerciali, sebbene alcune organizzazioni e aziende abbiano formati leggermente diversi da quelli standard. Trasmetti il tuo messaggio in termini chiari, in un linguaggio semplice, e hai molte più probabilità di fare un';impressione favorevole sul destinatario.