Dall';invenzione del controllo, le persone hanno costantemente inventato nuovi modi per passare assegni fraudolenti. Il National Check Fraud Centre stima che ogni giorno vengano scritti 1,4 milioni di assegni fraudolenti, che costano ogni anno oltre dieci miliardi di perdite. Scrittori assennati fraudolenti hanno trovato un amico nella nuova tecnologia come fotocopiatrici a colori, scanner ad alta risoluzione e toner magnetico o MICR. MICR è l';acronimo di Magnetic Ink Character Recognition e si riferisce alla linea codificata magneticamente nella parte inferiore di ciascun controllo. Tradizionalmente, questa linea poteva essere stampata solo con un inchiostro magnetico altamente specializzato su una macchina da stampa offset. Tuttavia, con l';avvento del toner MICR e delle stampanti laser desktop, chiunque disponga del software giusto, una stampante HP LaserJet e uno stock di assegni in bianco può stampare un assegno.
Suggerimenti per evitare frodi di controllo
In quanto proprietario di un';azienda, tu e la tua azienda siete suscettibili di controllare le frodi; tuttavia, ci sono modi per proteggerlo. Ecco 6 passaggi che tu e la tua azienda potete seguire per difendervi con successo contro la frode dei controlli.
1. Stampa i tuoi assegni? Tempo reale: il vantaggio principale della stampa è la sicurezza. Tradizionalmente un ordine commerciale controlla gli stock da una società come Harland o Deluxe e mettono gli assegni in una camera di rifornimento o in un armadio. Questi assegni inutilizzati sono una miniera d';oro per ogni persona disonesta che li attraversa: tutto ciò che devono fare è prendere un assegno dal fondo della pila, rimuoverlo. Con ogni probabilità, non saprai mai che l';ultimo controllo è mancante fino almeno un mese dopo, e questo è se sei fortunato e regolarmente riconciliare il tuo libretto degli assegni ed esaminare ogni transazione. Lo sappiamo perché è esattamente quello che ci è successo.
Nel 1993, abbiamo avuto un dipendente che ha rubato involontariamente l';ultima pagina del nostro libretto degli assegni. Non abbiamo mai saputo che mancavano. Il nostro Ex-Employee li ha compilati per se stessi e li ha passati come controlli sui salari presso un rivenditore di auto usate. Ha preso quell';auto e diverse settimane dopo la moglie del mio partner ha notato gli assegni inusuali. Se non avesse notato il problema, chissà quanti più soldi sarebbero stati rubati prima che ci fossimo accorti. Per farla breve, la banca ha dovuto mangiare gli assegni sbagliati e non hanno perso tempo per assicurarsi che il caso fosse perseguito fino alla piena estensione della legge. Siamo stati fortunati e ci è costato solo tempo. Se il dipendente fosse stato autorizzato a firmare assegni, avremmo perso i soldi.
Stampando i propri assegni, si dispone solo di stock di assegni in bianco e di una cartuccia di toner MICR. Non c';è nulla da rubare con le informazioni del tuo account, non hanno altro che un pezzo di carta bianca. Ovviamente sei ancora aperto a un nuovo tipo di frode se qualcuno è in grado di accedere al tuo software di stampa assegni. Assicurati che sia protetto da password e che i tuoi diritti di rete siano impostati in modo che gli utenti ordinari non possano accedere alla directory in cui risiede.
Un altro grande vantaggio di stampare i propri assegni in tempo reale è che se si spostano i nostri conti banca cambia, non si perde nulla. Basta modificare l';indirizzo o la numerazione dell';account nel software di stampa dell';assegno e hai effettuato l';opzione? Nessun assegno sprecato, nessun denaro sprecato, nessuna attesa per nuovi assegni.
2. Acquistare le scorte di assegni sicuri? Quando selezioni uno stock di assegni in bianco, assicurati che lo stock di controllo sia caricato con funzionalità di sicurezza? ciò renderà difficile per un truffatore copiare o scansionare l';assegno. Recentemente il dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti ha speso milioni aggiungendo funzionalità di sicurezza le note appena ridisegnate. Molte di queste stesse funzionalità di sicurezza sono ora disponibili per il controllo di stock. Ecco alcune funzioni di sicurezza da cercare nella carta di controllo:
Copiatrice Void Pantografo? Ciò fa apparire la parola VOID sullo sfondo di un controllo quando viene copiata. Un Pantografo del Vuoto viene creato incidendo un motivo preciso di linee e punti sullo sfondo del segno di spunta. La stampa del pantografo è così precisa che il VUOTO non è visibile all';occhio umano, ma quando vengono copiati o scansionati appaiono rendendo inutile il controllo.
Bordo micro-stampato? Questa stessa tecnologia viene utilizzata nella nuova valuta statunitense - ingrandisci la linea di confine attorno al ritratto sul volto di una delle nuove fatture degli Stati Uniti e vedrai che il confine che sembra essere una linea è in realtà composto da parole. Anche le moderne stampanti ad alta risoluzione non possono riprodurre questo tipo di piccole dimensioni.
Carta di controllo chimicamente reattiva? Un modo comune per sfigurare un controllo è usare sostanze chimiche per rimuovere la scrittura esistente per modificare la quantità o a cui è scritto un assegno. La carta reattiva chimicamente reattiva cambierà colore quando viene a contatto con sostanze chimiche o solventi rendendo il controllo inutilizzabile.
Filigrana? Controllare la carta con una filigrana vera apparirà quando tenuto alla luce. Una filigrana non sarà visibile su un controllo copiato o scansionato.
Elenco delle caratteristiche di sicurezza? Una buona scorta di controllo elencherà le caratteristiche di sicurezza sul retro del controllo. A che serve una funzionalità di sicurezza se nessuno sa quali funzioni di sicurezza cercare?
3. Trasmissione di file di pagamento positivi? Un ottimo modo per smettere di controllare le frodi consiste nel generare un file di pagamento positivo e trasmetterlo alla tua banca. Ogni volta che si stampa una serie di assegni, si trasmette un file di pagamento positivo che elenca gli assegni e i relativi importi alla banca. Se un importo di assegno viene modificato o un assegno viene duplicato, la banca lo rifiuterà perché non corrisponde al file di pagamento positivo. La paga positiva è abbastanza comune nelle grandi aziende, ma una piccola azienda potrebbe non disporre delle risorse o del software per produrre il file e trasmetterlo. Contatta la tua banca per questo servizio.
4. Verifica archiviazione / accesso? Una delle chiavi per evitare la frode di assegni sta eliminando o, almeno, diminuendo l';accesso ai documenti con il proprio numero di conto bancario.
Furto di posta? Il furto di posta è un modo molto comune di furto degli assegni: assicurati che la posta in uscita non sia lasciata in un posto dove qualcuno che va e viene possa rubarli. Una cassetta postale sicura è probabilmente il modo migliore per proteggere la tua posta.
Controlla lo spazio di archiviazione? Se si utilizza il controllo prestampato, archiviare i controlli in un';area protetta sotto chiave e chiave. Non lasciare mai assegni non garantiti.
Archiviazione dei documenti? Oltre a garantire i controlli, assicurarsi di proteggere tutti i documenti contenenti le informazioni bancarie. Contengono tutti i dati necessari per un controllo fraudolento.
Smaltimento dei documenti? Quando si eliminano i documenti bancari e della carta di credito, li distruggi. Un distruggidocumenti è un modo economico e semplice per assicurarsi che qualche sommozzatore non rubi informazioni cruciali che potrebbero essere utilizzate per creare controlli fraudolenti. Usiamo un servizio di triturazione. Il servizio fornisce armadi di chiusura per conservare i documenti da distruggere. Poi una volta ogni due settimane arriva il servizio di frantumazione e in realtà distrugge la carta sul posto. Il camion trituratore ha un enorme distruggidocumenti sul retro e i nostri documenti vengono sminuzzati prima che il camion lasci il nostro sito.
5. Pagamento elettronico? L';unico modo per eliminare completamente la frode è eliminare i controlli. Controllare l';elaborazione è molto costoso per le banche e non amerebbero altro per eliminare i controlli tutti insieme. Con l';avvento di EDI (Electronic Data Interchange) molte grandi aziende come Home Depot si occupano solo di fornitori che possono inviare fatture e ricevere pagamenti tramite EDI. Il pagamento elettronico è sicuramente il futuro e le persone si accalcano ai pagamenti elettronici, ma le imprese sono ancora lente nel compiere la transizione. La maggior parte delle aziende scrive i propri assegni tramite il software di contabilità fornitori, quindi non ha un modo facile o standardizzato per trasmettere efficacemente i pagamenti per via elettronica. Tuttavia, nel tempo il software raggiungerà la tecnologia e il pagamento elettronico diventerà lo standard. Il pagamento elettronico è già disponibile tramite QuickBooks ed è solo una questione di tempo prima che le aziende adottino questa pratica per effettuare pagamenti.
6. Prestare attenzione? Puoi seguire tutti i passaggi precedenti e in qualche modo essere truffato. Prestare attenzione agli estratti conto bancari e delle carte di credito ti aiuterà a rilevare eventuali discrepanze in precedenza. Quanto prima viene rilevato il problema, tanto più è probabile che sarai in grado di catturare il colpevole e riguadagnare i tuoi sudati guadagni. Come controllare la frode Questo modo di proteggere elimina le frodi; tiene traccia della cronologia degli incassi e migliora il business.
Con la scansione delle impronte digitali rileva i recidivi, a prescindere dall';assegno che stanno cercando di incassare e impedisce loro di incassare un altro assegno rubato.
Tiene traccia della cronologia dei clienti per determinare chi era un trasgressore e catturarli in flagrante una seconda volta. Include una foto, le informazioni di contatto e la cronologia dell';incasso degli assegni. Dopo la scansione dell';impronta digitale, l';impiegato può quindi visualizzare la cronologia.
Quali sono tutti i vantaggi di questa tecnologia?
- Questo aiuta le aziende a guadagnare ripetizioni mentre i loro clienti si sentono sicuri e al sicuro utilizzandoli per incassare assegni. I clienti onesti non hanno problemi con la scansione delle impronte digitali e sono felici di aiutare e indirizzare gli altri.
- La velocità di gestione delle transazioni è aumentata. C';è meno bisogno di chiamare le banche o controllare IDS per la verifica.
- I profitti sono aumentati per le imprese di incassare assegni e con questi profitti solitamente arrivano tassi migliori e servizi più economici.
- La necessità di coinvolgimento del manager è diminuita. I tuoi assegni sono incassati con sicurezza e facilità senza l';approvazione finale. L';identità del cliente viene verificata all';interno del sistema e qualsiasi precedente attività insolita sarà stata annotata sul sistema.
- Più facilità di incassare assegni. L';impiegato esegue le impronte digitali e controlla il sistema. Allora diranno al cliente se sono approvati per incassare o rifiutare.
Come funziona?
1. Il cliente posiziona il dito sullo scanner.
2. Le informazioni e l';immagine appaiono sullo schermo.
3. Il controllo viene eseguito attraverso il lettore di assegni per registrare le informazioni di controllo.
4. I clienti controllano la cronologia dell';incasso sullo schermo insieme alla raccomandazione sull';accettazione dell';assegno.
5. L';impiegato inserisce l';importo dell';assegno e le commissioni vengono calcolate automaticamente.
Questo è un grande vantaggio per il settore incassare assegni in quanto questa non è una forma di ID che può essere persa, rubata o falsificata. Le aziende sanno chi sono i loro clienti e possono incassare i loro assegni con facilità e sicurezza.
Esiste una tabella delle tariffe che un';azienda può personalizzare o gli impiegati possono ignorarla durante una transazione, se necessario.
Le catene di negozi possono utilizzare questo per condividere con il resto delle loro posizioni. Rimane privato all';interno della rete. Questi dati possono anche essere condivisi a livello nazionale. Esiste un database sicuro che condivide l';attività di controllo errato con tutti i commercianti di sistemi di incassare i salari.
Altri mercanti vengono avvisati se qualcuno sta tentando di incassare un altro assegno o se hanno articoli in sospeso con qualsiasi altro venditore incassare assegni.
C';è anche una notifica quando un cliente sta cercando di incassare somme insolitamente elevate di assegni entro un breve periodo di tempo per indicare possibili frodi.
Ci sono rapporti che vengono generati per fornire ai commercianti la foto e altre informazioni relative a quel cliente.
Con questa nuova tecnologia, coloro che incassano gli assegni in queste aziende possono farlo con sicurezza e quelli che hanno subito il furto di assegni in passato sapranno che se qualcuno cerca di incassare i loro assegni in una delle sedi che hanno questo software, il ladro essere fermato.
Questa è una grande risorsa non solo per controllare le attività di incasso, ma anche per i consumatori. Cash responsabilmente.