Molte, se non la maggior parte, le aziende sono sorprendentemente disinvolte riguardo alla conservazione della posta elettronica, all';archiviazione della posta elettronica e alla gestione della posta elettronica in generale. Allo stesso tempo, la percentuale di affari effettivamente condotta via e-mail continua a salire. Molte aziende pensano di avere un sistema di archiviazione della posta elettronica, mentre quello che in realtà è un sistema di archiviazione della posta elettronica.
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Un';azienda può eseguire quotidianamente il backup del proprio sistema, realizzando l';archiviazione della posta elettronica, ma tale backup è corretto o utile? Considera le abitudini che i dipendenti possono avere, come eliminare le e-mail che non pensano di aver bisogno o tenere centinaia di e-mail nella loro casella di posta o nel proprio sistema di cartelle, non solo ponendo un problema di gestione della posta, ma rendendo anche molto difficile recuperare e-mail importanti più tardi.
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È probabile che i dipendenti abbiano bisogno di ore, se non di giorni, per trovare una vecchia e-mail, e se l';hanno lasciata potrebbero volerci settimane prima che qualcun altro lo faccia. Gran parte del tempo trascorso a cercare le e-mail è sotto il radar? i dipendenti non lo porteranno all';attenzione di un supervisore se possono aiutarlo.
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Per evitare di sovraccaricare la loro archiviazione della posta elettronica, molte aziende hanno politiche formali o informali che indirizzano i dipendenti a eliminare le email dopo un certo periodo di tempo, quindi lo spazio di archiviazione della posta elettronica non sovraccarica il sistema, ma significa che tutte le email vanno. Poiché i sistemi di backup sono incrementali, i dati sono in qualche modo prontamente disponibili per alcuni mesi, ma successivamente i dipendenti devono affrontare il problema aggiuntivo di quale backup contiene le giuste informazioni.
Una delle risorse principali dell';archiviazione della posta elettronica è che le e-mail importanti e i relativi allegati vengono sempre salvati. Qualsiasi messaggio necessario sarà prontamente disponibile in un buon sistema di archiviazione e-mail e verrà contrassegnato con la data quindi non c';è dubbio che qualcuno possa aver alterato il messaggio. Un buon sistema di archiviazione della posta elettronica salva tutti i messaggi, dentro e fuori, sia interni che esterni, e può gestire diversi anni di archiviazione della posta elettronica, se necessario, mentre continua a fornire ricerche veloci attraverso il sistema di archiviazione della posta elettronica.
Mentre trovare una determinata email può essere difficile, trovare un allegato è centinaia di volte più impegnativo, anche in un sistema con una buona archiviazione della posta elettronica in un sistema di backup. La maggior parte dei sistemi sono incrementali, sottoposti a backup per un periodo di tempo Trovare il backup corretto e aprire decine o centinaia di messaggi di posta elettronica per vedere se un determinato documento è collegato è più che scoraggiante.
L';archiviazione delle e-mail risolve i problemi, incluso lo spazio di archiviazione della posta occupando enormi quantità di spazio su un sistema e la conservazione della posta elettronica che non sarà influenzata dai dipendenti che archiviano i messaggi (e gli allegati) in un sistema di cartelle che elaborano autonomamente o eliminano rapidamente le e-mail. Un efficace programma di archiviazione e-mail fornisce anche la conformità e-mail, garantendo che i messaggi e gli allegati siano a prova di manomissione.
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