La formazione del database Access non si interrompe dopo un corso. Ulteriori corsi introducono nuove tecniche, ma nulla sostituisce all';esperienza. Per evitare i mal di testa, ecco alcuni errori comuni da evitare.
Rendere un campo il tipo di dati sbagliato
La formazione del database Access ti mostrava i diversi tipi di dati, ma a volte il tipo ovvio non è quello corretto. Un numero di telefono è composto da numeri, quindi dovrebbe essere un campo numerico, giusto? Sbagliato. I campi numerici sono per valori che potrebbero essere utilizzati nei calcoli. A un campo del numero di telefono dovrebbe essere assegnato un tipo di dati di testo.
Microsoft Access 2016 - Tutorial per principianti [+ Panoramica generale] *
Utilizzando una tabella per tutti i dati
Molte persone nuove nella formazione dei database di Access hanno difficoltà ad abbracciare i concetti di un database relazionale. Ad esempio, una fattura contiene informazioni sui clienti, l';elenco dei prodotti acquistati e le informazioni sulla fattura come la data di acquisto. I nuovi utenti immaginano una fattura in testa e cercano di inserire tutte le informazioni in un';unica tabella.
Questo crea informazioni ridondanti e spazio sprecato. Le informazioni sui clienti e sui prodotti vengono ripetute per ogni fattura anziché solo inserite una volta.
La formazione su database Advanced Access mostra che il modo corretto per farlo è creare tre tabelle: fatture, clienti e prodotti. Ogni elemento ha un identificatore univoco, come InvoiceID, CustomerID e ProductID rispettivamente. Ogni articolo viene inserito una sola volta ma gli oggetti della fattura li legano tutti insieme.
Mettendo troppi dati in un campo
Un altro errore dei nuovi utenti consiste nel combinare troppe informazioni in un unico campo. Ad esempio un meccanico di auto potrebbe mettere l';anno, la marca e il modello delle auto dei clienti in un unico campo. Questo diventa un problema se vuole trovare tutti i veicoli realizzati prima del 1995 o tutti i proprietari di Subaru. La tua formazione su database Access mostra quanto sia facile combinare i campi in una fattura o in un rapporto, quindi chiedi sempre se queste informazioni potrebbero essere meglio separate in campi diversi.
Utilizzando le dimensioni del campo predefinite
È possibile che nel proprio database di Access sia stato appreso che i campi di testo hanno una lunghezza predefinita di 50. Considerare quanto deve essere lungo un campo e impostare di conseguenza la lunghezza del campo piuttosto che prendere il valore predefinito. Se il tuo ID cliente è lungo 8 caratteri, allora assegnare 50 caratteri è solo uno spreco. Potrebbe non sembrare molto, ma su molti campi in molti record dei clienti il tuo database diventerà enorme e lento da caricare.
Una preoccupazione simile si applica ai campi numerici. I campi numerici sono predefiniti come numero intero lungo che, come è stato possibile apprendere nella formazione del database Access, significa che non contiene posizioni decimali e contiene valori nell';intervallo di +/- 2,000,000. Se si memorizzano numeri più piccoli, un numero intero o anche un valore di byte consente di risparmiare spazio. Se è necessario memorizzare posizioni decimali, è più appropriato un singolo o un doppio. Microsoft Access Come prima cosa è necessario sapere dove viene salvato il file di testo. Una volta fatto questo, apri il tuo database di accesso. Se non si dispone già di un database di accesso, aprire un database vuoto e salvarlo sul disco rigido.
Una volta fatto questo, guarda la schermata vuota quando si fa clic sulla scheda :tabelle:. Fai clic destro sulla schermata vuota e seleziona :importa:. Una volta eseguita questa operazione, verrà visualizzata una schermata per selezionare il file che si desidera importare. Cambia il tipo di file da accesso mdb a file di testo. Quindi lo schermo mostrerà tutti i file di testo disponibili. Fare doppio clic sul file di testo che si desidera importare.
Una volta eseguita questa operazione, sarà necessario eseguire la procedura guidata per determinare il modo in cui si desidera organizzare i dati del file di testo. Dovrai selezionare elementi come il delimitatore (il carattere che dividerà le colonne), i campi che desideri importare ei tipi di dati che desideri siano quei campi. Questo è abbastanza semplice e dovrebbe richiedere solo un paio di minuti.
Una volta fatto clic su Finisci l';accesso verrà visualizzato un messaggio che dice che la tabella è stata importata con successo. Se ci sono stati problemi durante il processo di importazione, questi record errati verranno incollati in un';altra tabella nel database. Il nome predefinito di questa tabella è :Incolla errori:. Questi errori sono solitamente dovuti ai tipi di dati specificati, quindi è utile tornare indietro nel processo di importazione e vedere quali potrebbero essere i problemi. Guardando all';interno della tabella :Incolla errori: nei record errati ti darà una buona idea di cosa è andato storto.