Non è un segreto che ci sono benefici enormi per partecipare a una fiera: l';esposizione a un pubblico mirato, l';opportunità di esprimere il tuo punto di forza unico, generare contatti e assimilare la conoscenza del settore a seminari e discussioni. Ma quando i budget sono stretti, il reparto contabilità della tua azienda vorrebbe che tu riducessi un po ';il grasso nel budget della tua fiera.
È possibile utilizzare idee di solito trascurate per il trasporto più economico, pianificare e negoziare per ottenere scontati vitto e alloggio e ottenere noleggi di stand fieristici piuttosto che acquistare fiere commerciali. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a mantenere bassi i costi, ma creare ancora un impatto e ottenere il massimo dalla tua esperienza in fiera.
Ottieni biglietti per Broadway Show a buon prezzo a New York!
Trasporti
A seconda di dove stai viaggiando, con che anticipo fai gli arrangiamenti e le modalità di trasporto che scegli, puoi spendere un po ';o andare oltre in cima a questo. Ovviamente, non è possibile controllare da dove si viaggia o dove si tiene la conferenza o la fiera. Ma puoi pianificare in anticipo ed essere aperto a diverse opzioni di viaggio.
Come con qualsiasi altra cosa, non aspettare fino all';ultimo minuto per prenotare un viaggio. A volte questo non può essere evitato, ma se pianifichi il tuo programma fieristico da sei mesi a un anno in anticipo, e fai le tue prenotazioni diverse settimane prima dell';evento, puoi salvare la compagnia centinaia di dollari.
E quando pianifichi di viaggiare, ricorda che l';aereo non è l';unica via da percorrere. Se l';evento si trova a poche centinaia di miglia di distanza, noleggiare un furgone per il gruppo o collaborare con un';altra società che partecipa all';evento, noleggiare un autobus charter e suddividere il costo potrebbe essere un';opzione più economica. Inoltre, guidare il treno, che molte persone si affacciano, è un';opzione conveniente. I partecipanti possono sedersi e rilassarsi e i pasti sono spesso inclusi nel prezzo.
Vitto e alloggio
Gli organizzatori di conferenze spesso bloccano un numero di stanze per i partecipanti in un motel o in un hotel con una tariffa scontata. Ma se non hai questa opzione a tua disposizione, ci sono diverse opzioni per tenere sotto controllo i costi.
Innanzitutto, tieni presente la distanza tra l';hotel o il motel e la conferenza. Prenotare le stanze in un motel economico a 15 minuti dall';evento può sembrare una buona idea - all';inizio. Ma tieni a mente che i costi di prendere un taxi avanti e indietro possono rapidamente sommarsi. E l';inconveniente di essere lontani da un cambio di vestiti veloce o di afferrare qualcosa che potresti aver dimenticato può causare inutili costrizioni. Invece, accoppiare i dipendenti (assicurarsi che siano compatibili in modo da non finire con un episodio di Grande Fratello) e farli condividere una stanza.
In secondo luogo, se sai che parteciperai a diversi eventi nel corso dell';anno, fai acquisti nelle diverse catene alberghiere per vedere che tipo di sconti speciali offrono per i soggiorni in hotel ripetuti. Alcuni di loro offrono sconti se ti iscrivi a un programma speciale, oppure puoi pernottare gratuitamente pernottando gratuitamente dopo aver prenotato un certo numero di notti.
In terzo luogo, prova ad ottenere una stanza in un hotel che include una colazione continentale o a buffet per ulteriori tagli alle spese. E se l';istituzione ha anche un ristorante, questo può far risparmiare a te e alla tua squadra il mal di testa e il costo di andare altrove a mangiare.
Quarto e ultimo - evitate il servizio in camera se potete, poiché questo può aggiungere costi inutili al vostro budget.
Noleggio di cabine per fiere
Con un noleggio di stand fieristici invece di un acquisto di una fiera, puoi risparmiare centinaia di dollari. Il tuo spazio rappresenta l';immagine che la tua azienda vuole proiettare al pubblico - e per alcuni dei tuoi futuri clienti, questa è la prima volta che ti incontreranno.
Mentre è possibile acquistare espositori commerciali più piccoli e anche display del pannello superiore del tavolo per contenere i costi, gli affitti delle cabine sono ancora più economici. Questa è una grande opzione per le aziende:
• voler ridurre i costi a breve oa lungo termine
• che di rado frequentano fiere commerciali
• voler provare alcuni stili diversi prima di decidere un acquisto
Prima di stipulare un contratto di affitto per la fiera, assicurati di leggere la stampa fine, fai molte domande e comprendi i termini. Ad esempio, quali accessori, se presenti, vengono con lo stand della fiera? Qual è il lasso di tempo entro il quale restituire il prodotto? Quali sono i termini per eventuali danni subiti?
Inoltre, assicurati di esaminare le opzioni per migliorare la tua fiera. Stand per banner, scaffali di letteratura, illuminazione e altri accessori possono indirizzare il traffico verso il tuo spazio, aumentare la generazione di contatti e influenzare direttamente la tua linea di fondo.
Partecipare a una fiera non ha bisogno di metterti in rosso. Esistono alternative economiche a ciò che potresti aver fatto in passato. Dai un';occhiata all';immagine più grande, diventa creativo e puoi pianificare il tuo evento con un budget ridotto senza sacrificare il valore della partecipazione e della partecipazione a una fiera.