Ti è stato affidato un grande giorno di anticipo - il barbecue estivo annuale della società, la festa di pensionamento del fondatore, che ospita quelle :grandi parrucche: dalla sede centrale - e sai che non puoi gestire tutto questo da solo. Il tuo fidato assistente, che ha organizzato la festa delle vacanze dell';ufficio dello scorso anno in meno di tre settimane con un budget ridotto, dice che non puoi pagarla abbastanza per fare di nuovo qualcosa del genere. Hai bisogno di un aiuto professionale e ne hai bisogno ora! Un pianificatore di feste è la persona giusta per te!
Diventare un organizzatore di eventi: quanto investire? (Parte 1)
La prima cosa che devi considerare è se la tua occasione sia effettivamente o meno un evento. La pianificazione delle feste è diventata così specializzata negli ultimi anni che non tutti gli eventi sono, beh, eventi. Gli eventi più business-like - seminari di formazione, accordi di fusione e sessioni di sviluppo di nuovi prodotti - dove cibo e bevande sono tenuti al minimo o serviti fuori sede sono ora considerati :incontri: e hanno i loro pianificatori di riunioni speciali per gestire le loro specifiche particolari . La maggior parte degli altri eventi, con cibo, bevande, intrattenimento e un tema o uno scopo festivo, sono proprio questo: gli eventi. I pianificatori di eventi professionali si occupano della miriade di dettagli che tali occasioni giustificano.
Ora che sai quale tipo di pianificatore devi consultare, la tua prossima decisione dovrebbe essere solo quanto controllo sulla pianificazione che intendi dare al pianificatore, e quanto costa quel pianificatore per quei servizi. Alcuni pianificatori amano :fare tutto: - in pratica date loro la data, il numero di ospiti attesi, il tema o lo scopo dell';evento e fanno il resto. Ti troveranno il luogo, il servizio di catering, l';intrattenimento, le decorazioni, i fiori e tutto il resto fino ai favori delle feste. Avrai l';ultima parola, certo, ma a parte questo, puoi sederti e lasciare che facciano il lavoro per te. La tua unica preoccupazione è se il tuo smoking o abito tornerà dagli addetti alle pulizie in tempo. Altri pianificatori semplicemente suggeriranno, o :piano cartaceo:, l';evento, fornendovi elenchi di ristoratori, luoghi e quant';altro adatto per un evento come il vostro. Poi, devi controllare ognuno di loro, fare le prenotazioni, prendere le decisioni, fare il lavoro alle gambe. E poi c';è la maggioranza dei pianificatori che preferiscono cadere da qualche parte tra questi due estremi.
Ogni pianificatore ha costi o commissioni per ogni tipo di servizio che fa. Il tuo budget diventerà un fattore determinante per il coinvolgimento del tuo pianificatore nel tuo evento. Assicurati di chiedere proposte. Non andare automaticamente con il miglior offerente, però. Come vedremo, ci sono altri fattori e qualità nella scelta del pianificatore perfetto per il tuo prossimo evento rispetto alla linea di fondo. Chiedendo al tuo potenziale pianificatore alcune domande possono aiutare a determinare qual è la persona o il servizio giusto per te.
Quali sono la natura della tua attività e il tono proiettato dell';evento? Sei uno studio legale di alto profilo? Quindi un';atmosfera più sommessa per la tua festa è probabilmente in armonia con la tua clientela e il personale. La tua azienda è specializzata nello sviluppo web creativo? Se è così, allora una cena in maschera per onorare i migliori dipendenti dell';anno può essere molto attesa e molto attesa. Il tuo organizzatore di eventi deve comprendere la natura della tua attività e la personalità generale della tua gente. Questo non è mai più importante quando chiedi al pianificatore di gestire decorazioni, luoghi e altri dettagli che imposteranno lo stile e l';atmosfera della festa.
Il tuo pianificatore è flessibile? Il tuo pianificatore è esperto? Se il tuo supervisore decide improvvisamente di aggiungere i ragazzi della R & S alle feste di lancio del prodotto, in che modo il tuo planner gestirà il cambiamento dei piani? Il tuo pianificatore può gestire diversi tipi di eventi o preferisce trattare solo uno o due tipi? Ci sono grandi organizzatori di party che non saprebbero come affrontare l';atmosfera ricca di media del lancio di un prodotto. E il rovescio della medaglia, ci sono grandi pianificatori che non attireranno l';attenzione su qualcosa come un lancio, ma non sognerebbero di fare un cocktail party tranquillo e sottomesso. Come detto in precedenza, la pianificazione delle feste è diventata molto specializzata e, sebbene non tutti i pianificatori abbiano scelto una nicchia specifica, si desidera assicurarsi che il pianificatore abbia esperienza nello stile dell';evento che si sta pianificando..
Infine, prova a discernere la disponibilità e lo stile comunicativo del tuo pianificatore prima dell';assunzione. Un pianificatore che funziona solo di sera potrebbe non essere adatto alla tua attività, a meno che non ti piaccia effettuare chiamate di lavoro da casa. Allo stesso modo, un pianificatore che non è mai disponibile per le chiamate, o preferisce messaggi di testo o e-mail, potrebbe non essere raggiungibile come si vorrebbe o richiedere loro di essere. Tutti gli uomini d';affari sono occupati. Tutti noi diventiamo non disponibili a volte. Ma un pianificatore di parte che non è mai in giro quando ne hai bisogno non è il tipo di cui hai bisogno.
In ogni caso, prima di assumere un pianificatore, dovresti chiedere dei riferimenti. La tua attività spenderà denaro duramente guadagnato sia per l';evento che per il planner. Non puoi permetterti di assumere l';offerente più basso se qualcuno non ha esperienza sufficiente, non abbastanza disponibile o non abbastanza affidabile. Il tuo evento è speciale per la tua attività e la sua gente. Altrimenti, non saresti preoccupato abbastanza da voler assumere un organizzatore di feste. Assicurati che il pianificatore che assumi sia speciale quanto l';evento che stai pianificando.