Uno degli eroi non celebrati nella suite di applicazioni Microsoft Office è infatti Microsoft Excel. È una delle applicazioni più utilizzate nel mondo degli affari, ma non riceve quasi alcuna menzione a causa della mancanza di sex appeal rispetto ad altre applicazioni Microsoft Office come Microsoft PowerPoint e Microsoft Project. Se sei in affari non puoi sopravvivere senza Microsoft Excel in quanto ti permette di modellare la tua attività e identificare quando le cose vanno male. Inoltre, consente di creare modelli per il proprio team e quindi fare in modo che quei membri del team immettano dati nei modelli da correlare in un secondo momento.
Impara le competenze di base di Excel per principianti || Parte 1
Ad esempio, se lavori in una grande azienda e sei un Senior Manager, una delle responsabilità che dovrai avere è quella di creare budget ogni anno. Ora, se sei come me, questo può essere un compito importante e una fonte importante di frustrazione, in particolare perché avrai alcune persone nella tua squadra che conosceranno meglio e vorranno modificare i tuoi modelli ...
Suona familiare ...
Bene, ecco un paio di cose da considerare. Perché non bloccare le celle con le quali non vuoi che il tuo staff giochi. Esatto, puoi controllare ciò che le persone possono modificare. Puoi persino controllare su quali celle possono fare clic e quali non possono. Il mio profilo in questo articolo riguarderà l';impostazione della protezione per Microsoft Excel 2003. Il motivo per cui ho scelto questa versione è che offre molte più opzioni di sicurezza rispetto alle versioni precedenti.
Okay, allora cominciamo...
Il primo passo da compiere per proteggere la cartella di lavoro in Microsoft Excel è decidere quali celle proteggere. Per impostazione predefinita, ogni cella in Microsoft Excel viene configurata con le celle protette, tuttavia, la funzione non è abilitata fino a quando non si protegge effettivamente il foglio di lavoro. Quindi, per proteggere e non proteggere le celle, il primo passo è selezionare le celle che si vogliono rimuovere dalla protezione, quindi selezionare il menu Formato e scegliere Celle dal menu a discesa, in alternativa si potrebbe aver usato il tasto di scelta rapida [Ctrl] + [1 ].
Nella finestra di dialogo Formato celle è sufficiente selezionare la scheda Protezione. Ora vedrai una casella di controllo che dice Locked e dovrebbe avere un segno di spunta accanto ad essa. Questo segno di spunta indica che quando si imposta la protezione per questo foglio di lavoro non sarà disponibile per la modifica. Ciò significa che dobbiamo deselezionarlo facendo clic sulla casella di controllo una volta. Per completare il processo basta scegliere il pulsante OK.
Quindi a questo punto devi seguire e seguire questo processo per tutte le celle per le quali vuoi che il personale inserisca i dati...
Il passaggio successivo una volta completato questo processo è proteggere il foglio di lavoro. Ora la cosa interessante di questo è che per abilitare la protezione delle celle è necessario proteggere singolarmente ogni foglio di lavoro. Quindi, ora scegli il foglio di lavoro che desideri proteggere, quindi vai nel menu Strumenti e scegli Protezione dal menu a discesa, quindi scegli Proteggi foglio. A questo punto verrà visualizzata la finestra di dialogo Proteggi foglio e verrà chiesto di inserire una password. Ora, è qui che devi stare molto attento. Se inserisci una password, assicurati di prenderne nota perché se non lo fai e dimentichi la password, avrai problemi a riutilizzare questo foglio o, in particolare, a cambiare questo foglio in futuro.
Sono disponibili anche altre opzioni nella finestra di dialogo Proteggi foglio. Quello principale di cui ci preoccupiamo è deselezionare l';opzione Seleziona celle bloccate. Se deselezioni questa opzione significa che solo le celle non protette possono essere selezionate dai tuoi utenti. Significa anche che possono utilizzare il tasto Tab per passare da una cella non protetta a un';altra.
Se hai più fogli di lavoro nel tuo foglio di calcolo dovrai andare su ogni singolo foglio e proteggerli. La ragione per cui Microsoft ha fatto questo è assicurarsi che tu possa avere persone diverse che modificano i dati su fogli di lavoro diversi, piuttosto che ogni persona possa modificare tutto.
Uno degli altri elementi che puoi proteggere è la possibilità di cambiare la cartella di lavoro. Gli esempi precedenti proteggevano il singolo foglio di lavoro ma devi anche essere in grado di proteggere la tua cartella di lavoro. Puoi farlo andando nel menu Strumenti, scegliendo Protezione e scegliendo Proteggi cartella di lavoro. L';applicazione ti consentirà quindi di proteggere la struttura e le finestre. Puoi anche inserire un';altra password. Tenere presente che è necessario documentare queste password in una cartella di lavoro separata in una posizione sicura sul server. Il foglio di calcolo Excel di password deve essere inserito in un luogo sicuro dal reparto IT senza password sul singolo file. Se il reparto IT lo mette in una posizione sicura senza password, significa che se in futuro ti succederà qualcosa, il reparto IT sarà comunque in grado di recuperare il tuo lavoro.
Infine, l';ultima protezione che dobbiamo considerare è se abbiamo bisogno di una password per modificare la cartella di lavoro o per aprire la cartella di lavoro. Per impostare questi parametri, andiamo semplicemente nel menu Strumenti e quindi selezioniamo il comando Opzioni dal menu a discesa. Nella finestra di dialogo Opzioni selezionare la scheda Sicurezza. Da qui è ora possibile impostare una password per aprire il file e modificare il file.
In tutte le aree in cui si inseriscono le password, è necessario inserire la password due volte. Ciò garantisce che non si digiti correttamente la password e che il file sia inaccessibile.
Proteggendo la tua cartella di lavoro, il foglio di lavoro e le celle ti consente di prendere il controllo del tuo foglio di calcolo e impedire alle persone di giocare con i tuoi dati e la struttura del tuo foglio di lavoro. Mantenere il controllo del tuo foglio di calcolo può farti risparmiare ore di rilavorazione assicurandoti di mantenere la tua efficienza e produttività e la linea di fondo è che ti farà risparmiare denaro.