Sei frustrato con il tuo spazio ufficio? Cacciate una penna ogni volta che ne mettete una a terra? La ricerca di documenti è un evento di mezza giornata? Il tuo giornale è stato archiviato in ordine cronologico, aprendo la pila a :una settimana fa: e non riuscendo a tirarlo fuori :quattro mesi fa: per paura di una catastrofe di inondazioni di carta?
Ogni ufficio si occupa di un eccesso di carta e se grande o piccolo, la tua azienda sta soffrendo quando non stai operando in uno spazio organizzato.
Quindi, come liberare il disordine e ottenere il controllo?
Come organizzare i file di Office (parte 1 di 9 Serie di organizzazioni di home office)
LO SPAZIO È ESSENZIALE
Il problema più grande di rimanere organizzati in un ufficio è che le persone creano un sistema e non si danno abbastanza spazio per crescere.
Se hai trascorso la maggior parte della giornata a pulire un cassetto e a sostituire gli articoli in file organizzati ed etichettati, ma non riesci a spremere un solo foglio di carta in più, hai perso tempo e i fogli non stampati torneranno a crescere.
Assicurarsi di avere almeno un quarto o un terzo (più se possibile) della stanza di crescita quando si implementa un sistema. Potresti dover cambiare a un certo punto, ma avere dello spazio in più ti incoraggerà a tenere il passo con l';organizzazione.
Questo vale anche per oggetti come disegni architettonici o altri prodotti o documenti che potresti accumulare.
Metti da parte il tempo per eliminare i documenti inutili. Questo non solo fornirà più spazio ma ti farà risparmiare tempo che altrimenti andrebbe sprecato guardando attraverso documenti inutili.
SEMPLICE SISTEMA DI FILING
Finora, abbiamo scoperto alcuni fatti interessanti su documenti, ufficio, organizzazione, termini. Potresti decidere che le seguenti informazioni sono ancora più interessanti.
Non rendere il tuo sistema troppo complicato o sarà difficile da seguire. La codifica a colori può essere la più semplice se non si dispone di troppe categorie. Questo è efficace per i sistemi che richiedono solo :Entrate:, :Spese:, :Progetti:, :Corrispondenza: o qualcosa di simile.
Per l';archiviazione di grandi gruppi di clienti, progetti o fatture, utilizzare un singolo cassetto per ogni gruppo di file correlati. Un archivio alto può anche essere diviso in sistemi alfabetici o cronologici.
Per gli articoli a cui fai riferimento ogni giorno o anche ogni ora potresti considerare un tabellone vicino alla tua scrivania. Questa è una grande idea per gli elenchi dei numeri di telefono, gli elenchi :Da fare: e i calendari degli appuntamenti.
MANUTENZIONE
Un sistema di archiviazione è buono come la manutenzione. Potresti trovare più facile avere un piccolo sistema di file che si trova sulla scrivania o vicino alla tua scrivania e trasferirli quotidianamente o settimanalmente nella loro casa permanente.
Questo funziona anche per gli elementi che hai bisogno a portata di mano come informazioni sul progetto corrente o listini prezzi ecc.
STILE DI ARCHIVIO
Considera se puoi realisticamente mantenere un sistema di archiviazione. Forse le scatole etichettate ti si addicono meglio (specialmente se tendi ad ammucchiare carte). La chiave è trovare qualcosa che ti sentirai a tuo agio nel mantenere. Se i documenti vengono ordinati e occasionalmente eliminati, il sistema funzionerà.
TUTTO HA BISOGNO DI UNA CASA
Tutto DEVE essere assegnato a una casa. Dando a ogni oggetto un posto che non perderà penne, cellulari, occhiali e così via. Non affollare gli oggetti o ti sentirai frustrato. Riconosci che tutti i tuoi sforzi ti aiuteranno a gestire la tua attività in modo più efficiente e produttivo. Premiati per mantenere il sistema funzionante!
Conoscere a sufficienza documenti, ufficio, organizzazione, termini per fare scelte solide e informate riduce il fattore paura. Se applichi ciò che hai appena appreso su documenti, ufficio, organizzazione, termini, non dovresti avere nulla di cui preoccuparti. Come organizzare l';ufficio La funzionalità più essenziale di un design eccellente per l';ufficio è la funzionalità. Ma spesso i nostri uffici sono pieni di macchine da ufficio, forniture, pezzi di carta e attrezzature per le quali i nostri piccoli uffici sono totalmente disfunzionali.
Il tuo posto di lavoro dovrebbe essere tale da farti sentire a tuo agio come a casa tua. Se il tuo ufficio non è così, devi riorganizzare il tuo ufficio. Alcune idee fornite di seguito possono guidarti attraverso il processo di organizzazione di un bellissimo ufficio e ti aiuteranno a migliorare il tuo design dell';ufficio:
Cancella i percorsi:
Mantieni i percorsi del tuo ufficio assolutamente chiari in modo che uno possa muoversi senza ostacoli sulla loro strada.
Desktop dovrebbe essere cancellato:
La tua scrivania rifletterebbe la tua personalità. Mentre organizzi il tuo ufficio, dovresti dare un';occhiata alla tua scrivania e prendere una decisione su cosa dovresti tenere su quello. Poche cose importanti come computer, telefono e spettacolo dovrebbero essere mantenute sul desktop. Altre cose come la ciambella mangiata a metà e la pila di carte fanno sembrare brutto il desktop. Uno sguardo trasandato darebbe segnali sbagliati ai tuoi visitatori.
I vassoi e i caddy devono essere portati e utilizzati per l';organizzazione della scrivania e dei cassetti:
I rivenditori della catena e i negozi di forniture per ufficio contengono tutti i tipi di caddy e vassoi di plastica progettati perfettamente per un cassetto della scrivania. Dovrebbero essere usati per organizzare le forniture per ufficio.
Aggiorna il tuo ambiente:
Piccoli cambiamenti nel posizionamento dei mobili per ufficio ogni pochi giorni darebbero un aspetto fresco al tuo ufficio. esso
Scaricalo dalla tua scrivania:
Organizza il tuo ufficio posizionando gli elementi essenziali dell';ufficio nel proprio spazio separato. Ad es. stampante o copiatrice devono essere posizionate sul supporto della stampante. Troppi libri dovrebbero essere collocati sullo scaffale.
Gli occhi dovrebbero essere riposati mettendo qualcosa di attraente:
Qualcosa che valga la pena come un dipinto, un poster o una stampa o una pianta in fiore dovrebbe essere inserito nel tuo
design d';ufficio che può funzionare bene nell';alimentare i vostri spiriti.
Dai alla tua scrivania rinnovata il test di copertura:
Organizza la tua scrivania in modo tale che tutto ciò di cui avresti bisogno giorno per giorno sia tenuto a portata di mano. Dovrebbe essere progettato in modo tale che tutto sia a portata di mano.
Un centro di riciclaggio dovrebbe essere organizzato:
Materiali come bottiglie di plastica, cartone, carta ecc. Che vengono gettati nei nostri uffici sono riciclabili. Pertanto, creare un centro di riciclaggio nel vostro ufficio.
Pertanto, applicando le idee sopra riportate nel tuo ufficio, puoi organizzare il tuo ufficio e migliorare la progettazione dell';ufficio in un modo migliore e più semplice.