Di recente, ho dovuto licenziare un dipendente che aveva rubato denaro dal nostro ufficio. Non è stata presa in flagrante e non mi sarei perso i soldi. L';ho scoperto solo perché aveva la coscienza sporca. Aveva speso il suo conto in banca durante il periodo natalizio e aveva alcuni problemi finanziari personali. Quando l';ho scoperto e mi sono offerto di farle un piccolo prestito sul suo salario, una cattiva idea che faccio raramente, ha rotto e ammesso al furto. Ho apprezzato la sua onestà, ma ho dovuto licenziarla immediatamente.
Secondo un articolo della newsletter dell';American Academy of Family Physicians, un recente studio condotto su cliniche di comunità ha rilevato che oltre il 40% aveva sperimentato un qualche tipo di crimine finanziario negli ultimi cinque anni. Non solo, si presumeva che sottostimasse il problema, dato che spesso è un crimine non segnalato.
Rilevamento di appropriazione indebita dei dipendenti
Fortunatamente, l';articolo aveva sei passaggi chiari per aiutare a prevenire l';appropriazione indebita:
1. Controllare i riferimenti dei candidati e le storie di lavoro? Presumibilmente, molti malversatori sono recidivi, quindi viene suggerito un esame approfondito di tutti i candidati; se non hai il dipartimento risorse umane, puoi sempre esternalizzare questo passaggio.
2. Esaminare le singole spese? È intelligente avere una persona per ordinare le forniture, un';altra per verificare la ricezione e una terza per firmare gli assegni per il pagamento; anche occasionalmente controllare le spese per accertarsi che siano legittime; per una pratica più ampia ha anche senso avere due persone richieste per le firme di controllo.
3. Vietare i controlli pre-firmati e i timbri della firma? Per lo meno, ogni volta che scrivi un assegno, sai esattamente cosa stai pagando.
4. Applicare la rotazione del lavoro e le politiche di vacanza? Si suggerisce che i dipendenti prendano almeno cinque giorni consecutivi di ferie; avere qualcun altro che può intervenire per fare il proprio lavoro è buono in caso di emergenze, e un nuovo paio di occhi può di solito individuare qualsiasi azione illecita durante l';assenza di qualcuno.
5. Legare i dipendenti? Le obbligazioni dei dipendenti sono polizze assicurative che ti rimborsano la perdita se il dipendente commette frode o appropriazione indebita. Il legame funge anche da deterrente per il crimine finanziario perché le società di bonding perseguono i perpetratori.
6. Emettere ricevute per contanti raccolti? In questa era di frequenti co-paga, il denaro può accumularsi rapidamente in una pratica. Indipendentemente dal fatto che utilizzi un sistema di ricevute automatizzate o un opuscolo vecchio stile con copie in carbonio, assicurati che le ricevute con la data, l';importo ricevuto e il nome del paziente siano scrupolosamente conservati.
Ho trovato questi passaggi facili da implementare e molto efficaci. Rendere ogni dipendente coinvolto nel processo responsabile per i propri collaboratori, nonché per se stessi, mi ha fatto sentire più sicuro che questo problema non si verificherà in futuro.