Ci sarà un punto nella tua vita lavorativa in base al quale dovrai organizzare un';esposizione, che si tratti di un grande evento pubblico o di un piccolo evento locale. Questo è un compito scoraggiante per qualcuno che ha avuto poca o nessuna esperienza nell';organizzazione di una mostra di qualsiasi tipo, quindi capire e ricercare ciò di cui si ha bisogno è un buon inizio.
La prima cosa che devi fare è fare un piano della mostra. Questo è un passo ovvio, tuttavia, è un errore comune che le persone possono commettere quando si mette su una mostra senza un piano e agiscono solo istintivamente, assumendo costosi espositori pop-up che in seguito appaiono irrilevanti al concetto di mostra.
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È importante porsi le seguenti domande per aiutare a preparare meglio la mostra. Qual è lo scopo della mostra? Cosa stai cercando di promuovere? Quali servizi offrite? Cosa vuoi che le persone sentano quando partecipano? Stai cercando di indirizzare un pubblico specifico o è un evento aperto? C';è un tema specifico per la mostra? (Tecnologia, salute, bellezza, ecc.), Dove si svolgerà questo evento ea che ora? Di quali attrezzature avrai bisogno (ad esempio espositori a comparsa, illuminazione, schermi per proiettori, stand per banner ecc.).
Una volta che hai fatto un piano d';azione, fatto un elenco di tutte le cose di cui hai bisogno, calcolato i costi e il numero di persone necessarie per l';evento, solo allora puoi fare il passo successivo nell';assunzione di attrezzature, prenotare una sede presto e spendere per informazioni promozionali.
Gli eventi locali sono generalmente semplici e piccoli, sono relativamente facili da organizzare ma potrebbero anche andare molto male. Distribuire volantini, notificare la stampa locale e affiggere manifesti è un ottimo modo per attirare l';attenzione. Visitare chiese, negozi, scuole e centri comunitari locali è un modo ancora migliore per interagire con le persone faccia a faccia è un modo più probabile per convincere la gente a venire.
La stessa strategia funziona per eventi sempre più grandi. Telefona ai tuoi clienti, pubblichi avvisi sui siti web, usa i comunicati stampa e se hai bisogno di entrare in contatto con i media. Mentre fai questo sforzo per pubblicizzare l';evento, scopri cosa visualizzerai, quali attrezzature ti serviranno, designare i compiti a persone diverse (come puoi gestire l';organizzazione da solo), vedere il design del banner, della grafica o espositori pop-up (decidere quali sono i più efficaci tenendo conto dei costi).
Alcune mostre sono esposte molto bene, attirando e impressionando i visitatori. Ciò che è più impressionante è ciò che la gente guadagnerà dalla partecipazione, quindi assicurati di fornire loro ciò di cui hanno bisogno, ad es. se si tratta di un evento di raccolta fondi locale fornire varie attività, rinfreschi e informazioni su ciò che l';evento è in aiuto.
A volte le mostre sono solo un modo per commercializzare e pubblicizzare un certo tipo di marchio; questo non è necessariamente un male se si tratta di una fiera commerciale o di una fiera della tecnologia. Quando i clienti si avvicinano a te, devi renderlo valso la pena contattandoli e fornendo informazioni concise su ciò che fai.
Infine, concediti il tempo necessario per prepararti, non lasciare mai nulla all';ultimo minuto e attenersi alla tua agenda. È sempre bene concepire un calendario di qualche tipo in modo da poter avere in testa esattamente cosa sta succedendo a che ora e ti aiuterà a gestire le cose senza problemi. Il modo migliore per ottenere una buona visione della realizzazione di una mostra o di un piccolo evento è di osservarne uno tu stesso, porre domande e ottenere consigli dagli organizzatori di eventi esperti.