ERP è un termine ampiamente utilizzato ma probabilmente non ben compreso. È l';acronimo di Enterprise Resource Planning e, sebbene inizialmente fosse rivolto alle aziende manifatturiere, oggi comprende qualsiasi prodotto che possa essere utilizzato all';interno di un';azienda. Se implementato in modo efficace, ERP consente alle aziende di abbattere i tradizionali silos organizzativi, sostituendoli con una struttura orizzontale strettamente integrata in cui strategia, struttura organizzativa, processo e tecnologia sono strettamente allineati. Le applicazioni possono includere finanziari, distribuzione, produzione, risorse umane, buste paga e costi di progetto.
Implementazione ERP di successo: complessità e semplicità
C';è molta confusione tra un sistema di contabilità e ERP. In passato, un sistema di contabilità era limitato ai soli titoli finanziari, ma questo è cambiato negli ultimi anni e ora è difficile distinguere tra un sistema contabile e un sistema ERP. La differenza tra loro è una questione di grado, come si può vedere nella seguente tabella.
criteri
Sistema di contabilità
Enterprise-wideMaybeYes
ScalablePartiallyYes
Commissioni Basso a Medio Alto
Rapporto tra costi di implementazione: licenza 1
Funzionalità di personalizzazioneDependsExtensive
FunctionalityDependsExtensive
Piattaforma tecnologicaSingoloMultiple
Analisi
Inizia con una comprensione dei fattori critici di successo (CSF)
I CSF sono definiti come quelle cose che devi fare bene per avere successo. È possibile utilizzare i CSF come modo per determinare se un requisito è veramente critico. Se un requisito non può essere mappato direttamente a un CSF, non è fondamentale.
Definire le misure di successo
Prima di iniziare qualsiasi progetto, dovresti sapere come misurare il successo in termini di risparmio di denaro snellendo le operazioni, aumentando le entrate, aumentando la quota di mercato ... Le misure di successo fungono da stimolo per il personale durante l';implementazione, aiutano a mantenere il progetto in pista e concentrare gli sforzi per raggiungere importanti obiettivi di business.
Comprendere i processi aziendali esistenti e cercare opportunità per il miglioramento dei processi aziendali
Finché non hai compreso il processo aziendale esistente, non sei pronto. I dipendenti potrebbero non sapere che ciò che stanno facendo è atipico. Rimboccati le maniche e parla con le persone che fanno il lavoro. Ricorda che il diavolo è nei dettagli. Lungo il percorso, il tuo valore aggiunto potrebbe essere nell';individuare i modi per migliorare il processo di business.
Non essere ambiguo nella definizione dei requisiti
Più il requisito è ambiguo, maggiore è l';interpretazione del fatto che un determinato fornitore soddisfi i requisiti. Devi essere preciso in modo da poter confrontare le mele con le mele.
Non perdere tempo con le funzionalità di base
I sistemi sono maturati al punto in cui le basi sono ben fatte. Concentrati solo sui requisiti che sono unici o potrebbero variare a seconda del fornitore.
Gestire l';ambito, il budget e i tempi
La gestione del progetto è il fattore chiave nella previsione del successo di qualsiasi progetto. La gestione del progetto include la gestione dell';ambito, del budget e dei tempi. Piuttosto che usare la scuola dei duri colpi, dovresti considerare di lavorare con una metodologia strutturata come quella pubblicata dal Project Management Institute (PMI).
Coinvolgi i dipendenti
Riconoscere la notevole quantità di conoscenza dei dipendenti e il potenziale contributo dei dipendenti. Sfortunatamente, la conoscenza è tipicamente nelle teste dei dipendenti e bisogna fare attenzione a includere i loro input. Allo stesso tempo, li stai effettivamente includendo nel processo e assicurando il loro buy-in per il processo.
Assegna un campione interno
Un campione interno dovrebbe essere assegnato al progetto. Anche i progetti più difficili possono avere successo quando hai un campione interno che è pronto a fare tutto il necessario per portare a termine il lavoro. È meglio assegnare il campione interno all';inizio del progetto di selezione del sistema per garantire il proprio impegno e accordo con il sistema selezionato.
Gestisci i rischi
Cerca potenziali rischi, il loro impatto e la loro probabilità di verificarsi. Incoraggiare tutte le parti interessate a sviluppare strategie per mitigare i rischi. Ogni organizzazione ha almeno un naysayer, che può causare molti problemi, ma che è anche molto ben informato. Gli oppositori devono essere inclusi nel processo di gestione del rischio. Ottenendo il loro contributo in anticipo, è possibile evitare problemi e limitare effettivamente la loro negatività.
Garantire il buy-in di gestione
Comunicare l';ambito del progetto e ottenere l';approvazione nei passaggi critici lungo la strada. La direzione dovrebbe sviluppare o ratificare le misurazioni del successo.
Selezione del fornitore
Identifica potenziali venditori
Saresti stupito di quanti venditori vogliono la tua attività. Inizia con una guida per l';acquirente come quella pubblicata sul sito Web CAmagazine a cui puoi accedere dal menu a sinistra. Nella guida del compratore noterai che i venditori sono suddivisi in tier. Le aziende più grandi sono solitamente meglio servite dai fornitori Tier One e Tier Two. Le società più piccole sono generalmente servite meglio dagli altri venditori, in parte a causa di investimenti minori, ma anche a causa della minore complessità. I prodotti Tier One generalmente offrono molta flessibilità, ma richiede più tempo per l';installazione, la formazione e il funzionamento.
Solitamente i rischi sono associati a fornitori verticali e personalizzati. Tuttavia, i benefici potrebbero superare i potenziali rischi. Per ottenere elenchi di potenziali venditori:
• utilizzare le ricerche su Internet
• contattare il proprio commercialista
• contattare i colleghi
• consulenti di contatto
• contattare le associazioni del settore
• guardare riviste specializzate per articoli e pubblicità
• partecipare a fiere
Trova un buon rivenditore
Il rivenditore o il Value Added Reseller (VAR) / implementatore possono fare una grande differenza. Spesso, le aziende che selezionano nuovi sistemi impiegano molto tempo ad analizzare il prodotto e il fornitore, ma non abbastanza tempo per analizzare le funzionalità del VAR. Il VAR potrebbe essere stato assegnato dal venditore e il VAR potrebbe non essere la scelta migliore. I venditori hanno una metodologia per assegnare lead ai loro partner / VAR che non sono ben compresi. Potresti ricevere il prossimo VAR in una lista. Una volta assegnato un VAR, i venditori sono riluttanti a introdurre un altro VAR, in quanto può portare i VAR a competere tra loro per lo stesso potenziale cliente. Quindi fai qualche pre-screening del VAR. Meglio ancora, prendi il nome del VAR da qualcuno che conosci.
Emettere una richiesta di proposta (RFP)
Una RFP è uno strumento utile per comunicare in modo uniforme le esigenze ai fornitori e creare un breve elenco di fornitori. Chiedere ai fornitori di rispondere a domande relative a costi, tecnologia, base di clienti, qualifiche per sviluppatori e implementatori e clienti simili. Chiedi ai fornitori di rispondere a ciascun requisito con un numero come :7: nella versione corrente e quotato nella stima, :6: nella versione corrente, :5: disponibile in 6 mesi, :4: modifica secondaria o soluzione alternativa, :3: terza party, :2: disponibili in un anno, :1: modifica principale o soluzione alternativa, :0: non disponibile. Estendendo la priorità di ciascun requisito moltiplicato il tempo di risposta del fornitore e sommando i risultati, si ottiene un punteggio che ti darà un';indicazione della vicinanza di ogni fornitore.
Partecipa alle dimostrazioni
I fornitori dovrebbero ora conoscere i fattori critici di successo e i requisiti chiave, e dovrebbe essere dato un ordine del giorno in modo che il tempo sia assegnato correttamente. Non dovresti partecipare a più di 4 dimostrazioni e limitare il tempo a 2-3 ore. Chiedi a ciascun partecipante di identificare i principali punti di forza e di debolezza, nonché di valutare (da -10 a +10) la loro efficacia per ciascun argomento all';ordine del giorno e di indicare la sua importanza (da 1 a 10).
Chiama riferimenti
Sarai stupito di quanto impari e di quanto pochi venditori conoscano i loro clienti. Avere una lista di domande da porre come la nostra lista di controllo che può essere ottenuta cliccando qui. Racconta il riferimento un po ';su te stesso prima di fare domande in modo che abbiano un livello di conforto con te.
Dimostra che il sistema funzionerà per te
Preparare uno script che contenga transazioni di esempio che devono essere elaborate attraverso l';intero sistema. La sceneggiatura è un giorno nella vita della tua azienda conterrà i più importanti processi di business con documenti e report di esempio. Potresti chiedere a 1-2 venditori di preparare una dimostrazione del concetto. Questo è un compito che richiede molto tempo per i venditori e per la partecipazione alla dimostrazione. Ma ti stai concentrando solo sui venditori più probabili in grado di vincere la tua attività.
Negozia il prezzo e il contratto
È il mercato di un acquirente. Otterrai un minimo del 10% di sconto sul primo preventivo. Molti venditori offrono prezzi competitivi quando sanno di poter perdere a un concorrente che potrebbe offrire una soluzione ragionevole a un prezzo inferiore.
Conoscere il costo totale di proprietà (TCO)
Prima di prendere una decisione, è necessario comprendere tutti i costi, inclusi costi di licenza, implementazione, supporto, hardware, reti e comunicazioni. Non ci dovrebbero essere sorprese dopo. Clicca qui per maggiori informazioni sul TCO.
Fai un pilota di sala riunioni
Devi lavorare con il sistema per capire le molte opzioni. Potresti pensare che sia necessaria una personalizzazione fino a quando non avrai compreso meglio le varie soluzioni alternative. Il venditore ha un';idea delle personalizzazioni, ma probabilmente non ha creato una specifica né ti ha dato una citazione sicura. Utilizzare il pilota della sala riunioni come metodo per consentire al venditore di comprendere le proprie esigenze e di comprendere meglio il sistema prima di firmare un contratto e acquistare il software. Dovrai pagare i venditori per il loro tempo. Dovresti ottenere un prezzo fisso come uno dei risultati del progetto pilota.
Implementazione
Fondazione Business Case
Non dimenticare quello che avresti dovuto sapere durante il processo di selezione. Dovresti aver già compreso i Critical Success Factors (CSF). I CSF sono definiti come quelle cose che devi fare bene per avere successo. Inoltre, dovresti aver definito le misure di successo. Prima di iniziare qualsiasi progetto, dovresti sapere come misurare il successo. Le misurazioni del successo fungono da stimolo per il personale durante l';implementazione e contribuiscono a mantenere il progetto in linea e focalizzati sui CSF. Anche se non lo hai fatto per la selezione del sistema, non è troppo tardi.
Miglioramento dei processi aziendali
Non dare per scontato che il tuo processo aziendale esistente sia il modo migliore per svolgere il lavoro. Ancora peggio, non insistere nel modificare il nuovo sistema per fare esattamente ciò che è stato fatto prima. In primo luogo, assicurarsi che ci sia una comprensione del processo aziendale esistente. Rimboccati le maniche e parla con le persone che fanno il lavoro. Chiedi loro di dirti quanto tempo è dedicato alle attività. Potrebbe non sembrare serio se 1 persona spreca 15 minuti al giorno - ma quanto costa se ci sono 10 persone che fanno la stessa cosa durante l';anno? Supponendo un tasso di $ 25 / ora e 1.800 ore o lavoro all';anno, quel piccolo problema è costato alla società $ 112.500 per l';anno.
Gestione di progetto
La gestione del progetto è un fattore chiave nella previsione del successo di qualsiasi progetto. La gestione del progetto include la gestione dell';ambito, del budget e dei tempi. Piuttosto che usare la scuola dei duri colpi, dovresti considerare di lavorare con una metodologia strutturata come quella pubblicata dal Project Management Institute (PMI). Un buon project manager ha il supporto del management superiore e può essere duro. Se il project manager vuole piacere a tutti, lui / lei non è la persona giusta.
Campione interno
Un campione interno deve essere assegnato al progetto. Anche i progetti più difficili possono avere successo quando hai un campione interno che è pronto a fare tutto il necessario per portare a termine il lavoro.
Coinvolgimento dell';impiegato
Hai bisogno del loro coinvolgimento per molte ragioni. Senza di esso, potresti rischiare di perdere processi aziendali critici che solo loro conoscono. E altrettanto importante è la componente psicologica. Le persone sono spesso minacciate dal cambiamento. Coinvolgendoli, sono più propensi a essere di supporto.
Le migliori persone
Vuoi le persone migliori coinvolte nell';implementazione. Hanno la fiducia dei loro colleghi, conoscono bene l';azienda e di solito hanno l';atteggiamento giusto. L';implementazione richiederà del tempo. È necessario ridurre il loro normale carico di lavoro.
Gestione del rischio
Cerca potenziali rischi, il loro impatto e la loro probabilità di verificarsi. Incoraggiare tutte le parti interessate a sviluppare strategie per mitigare i rischi. Ogni organizzazione ha almeno un naysayer, che può causare molti problemi, ma che è anche molto ben informato. Gli oppositori devono essere inclusi nel processo di gestione del rischio. Ottenendo il loro contributo in anticipo, è possibile evitare problemi e limitare effettivamente la loro negatività.
Comunicare
Non tenere le persone al buio. Comunicare formalmente, informalmente e frequentemente.
Allenare il trainer
Questo è un buon modo per ridurre i costi di formazione e costringere i dipendenti a conoscere il sistema. Il modo migliore per imparare un argomento è insegnarlo.
Prototipazione estesa
Ci sono molte opzioni nella configurazione di un nuovo sistema che include opzioni di configurazione, conversione, integrazione e personalizzazione. È necessario un processo iterativo fino al completamento del prototipo. Potrebbero essere necessarie alcune volte prima di procedere correttamente. Prendi un piccolo campione rappresentativo di transazioni attraverso il sistema, inclusi report e controlli. Non andare a vivere prima che tutti siano pronti.
Attenzione alle personalizzazioni
Le personalizzazioni possono mordere. Il primo morso è che rallenta l';implementazione e i costi salgono. Il secondo morso si verifica quando si desidera eseguire l';aggiornamento alla versione più recente. Questo non vuol dire che alcune personalizzazioni siano giustificate e abbiano un caso aziendale convincente.
Approccio graduale
C';è anche quella che viene chiamata la teoria del Big Bang, quando si fa tutto in una volta. Penso che abbia preso il nome perché tutti si sparavano a vicenda. Specialmente le piccole e medie imprese non hanno la forza lavoro per fare tutto in una volta.
Post Implementation Review
Impara dai tuoi errori e c';è sempre spazio per migliorare.