Le decisioni importanti possono essere basate sull';output di dati da un foglio di calcolo. Ad esempio, un foglio di calcolo contabile non solo descrive la storia finanziaria di un';azienda, ma prevede anche il suo futuro. Un piccolo errore che inizialmente sembra insignificante può facilmente crescere per dare un';immagine finanziaria totalmente sbagliata. Per questo motivo solo un piccolo errore in una cella può provocare un disastro.
Esistono modi per rilevare e correggere la maggior parte degli errori, ma non esiste un sistema infallibile. L';utente prudente dovrebbe stare attento a questo pericolo e intraprendere alcuni corsi di formazione sui software Excel per poter utilizzare tutti gli strumenti disponibili per rilevarli. Di seguito sono indicati sei modi per controllare gli errori e minimizzare la possibilità che vengano generati.
COME RIDURRE L';ERRORE IN LUOGO DI LAVORO.
Lo strumento di convalida
L';opzione Validazione nel menu Dati consente di eseguire controlli dell';intervallo di input senza dover scrivere codice software sofisticato. Sono disponibili opzioni per selezionare il tipo di dati (ad esempio numero intero, data) da convalidare e i valori superiore e inferiore per i dati di input. Excel verificherà quindi che i dati rientrino in questi intervalli. Le regole di convalida che hai sviluppato possono anche essere archiviate e utilizzate in altri fogli o cartelle di lavoro in seguito.
Revisione delle formule
Il menu di modifica può essere utilizzato per cercare errori nelle formule. Non controllerà che stiano calcolando ciò che è stato inteso, ma può almeno verificare che non vi siano errori sintattici banali, ad esempio una formula che fa riferimento a una voce di testo. Se ricevi messaggi di errore, puoi utilizzare gli strumenti di controllo descritti di seguito per rintracciare la fonte dell';errore.
La barra degli strumenti di controllo
La barra degli strumenti di controllo ti aiuterà a rintracciare la fonte di eventuali errori. Quando trovi un messaggio di errore se attivi la cella che contiene il messaggio e fai clic sul simbolo di errore di traccia nella barra degli strumenti, Excel disegna delle frecce per evidenziare tutte le celle che sono connesse a quella cella. Le frecce rosse indicano le celle che stanno propagando l';errore, le frecce blu indicano i valori di input corretti. La fonte dell';errore è quindi la cella che ha una freccia blu che conduce ma una freccia rossa che indica.
Aggiunta di commenti esplicativi
L';aggiunta di commenti esplicativi alle celle e l';uso dei nomi delle celle possono ridurre al minimo gli errori e migliorare la leggibilità. I commenti possono essere impostati per apparire tutto il tempo o apparire come un indicatore che si espanderà sull';intero commento quando il cursore lo passa sopra.
Evitare l';opzione di arrotondamento
Sebbene l';utilizzo dell';opzione di arrotondamento non altera i dati contenuti nel foglio di calcolo, influisce sul modo in cui vengono visualizzati i numeri. La confusione può sorgere quando alcuni numeri vengono arrotondati mentre altri non lo sono o quando l';arrotondamento viene visualizzato in modi diversi. Quando si crea un modello di foglio di calcolo, è consigliabile disattivare l';opzione di arrotondamento e utilizzare un numero consistente di posizioni decimali. Il mancato mantenimento della coerenza decimale può produrre risultati irritanti e confusi e può mascherare errori.
Lavorare in modo più efficiente
La maggior parte delle persone usa eccellentemente l';inefficienza creando troppe cartelle di lavoro, preparando report complicati che contengono troppi collegamenti tra le cartelle di lavoro e l';utilizzo casuale delle formule. Ciò significa che molte ore devono essere spese per l';aggiornamento e il controllo di questi fogli di calcolo. Completando alcuni metodi di formazione di base di Excel, è possibile identificare modi di lavorare in modo più efficiente, riducendo quindi la possibilità di errori introdotti e semplificando il processo di rilevamento di tali errori se sono.