In verità, avere un programma sovraccarico non è nulla di cui essere orgogliosi, ma non c';è modo di aggirare il fatto che io abbia molteplici responsabilità:
Io pastore una chiesa
Gestisco un club sportivo
Aiuto a gestire un campeggio
Sono un webmaster di circa 50 siti
Sono un padre di tre
Naturalmente alcune di queste responsabilità richiedono più tempo di altre e il carico in ciascuna area non è mai statico, ma generalmente riesco a tenere tutte le palle in aria. Lo metterei su quattro cose fondamentalmente:
Come impedire ai tuoi pensieri di controllare la tua vita | Albert Hobohm | TEDxKTH
Ho una squadra forte che lavora con me
Nella misura del possibile, consento a chi fa il lavoro di prendere le decisioni nella propria area
Pianifico i miei tempi rigorosamente
Prendo il controllo della mia email
Quest';ultimo elemento potrebbe sembrare banale rispetto ai primi tre, ma mi sembra che nulla in questo giorno ed età possa distruggere così facilmente la tua vita lavorativa come email non gestita!
Miliardi di e-mail ora viaggiano intorno al nostro pianeta su base giornaliera (se non ogni ora). Questo è fantastico perché ci dà l';opportunità di costruire collegamenti e comunicazioni con persone di tutto il mondo in un modo che non si sarebbe potuto immaginare una generazione fa. Per lo stesso motivo però, può anche prendere il sopravvento sulla tua vita lavorativa.
Generalmente ricevo da 150 a 200 email al giorno. Conosco alcune persone che ottengono molte volte quel numero. Mentre alcune persone possono avere solo una manciata, più sei attivo nella gestione, più email riceverai. È inevitabile. Il trucco è avere una strategia per affrontarli. Lasciatemi delineare la mia strategia nel modo più semplice possibile. Ci sono tre passaggi:
Fase uno: utilizzare un buon filtro antispam
Quando dico di ricevere da 150 a 200 e-mail, questi sono i legittimi. Se aggiungessi tutte le e-mail che vendono viagra e l';altra spazzatura diretta a me, sarebbe il doppio di quel numero.
Ho iniziato a utilizzare Spam Arrest per gestire le mie email di spam due anni fa e lo consiglierei a chiunque. Non ne parlerò più qui, dato che ho scritto un articolo completo sulle soluzioni anti-spam che puoi trovare qui se sei interessato a leggerlo.
questo è il primo passo. Elimina lo spam.
Fase 2: spegni la casella di posta elettronica
Questo è il passo più importante del sistema. Finché non lo farai, non avrai pace.
Molte cose minacciano di interrompere la giornata lavorativa meglio pianificata, più ovviamente:
La gente si avvicina alla porta inaspettatamente
Telefonate che non ti aspettavi
Puoi chiedere a un assistente di ufficio di escludere sia le persone che le telefonate, ma che senso ha se permetti alla tua casella di posta di fischiettarti ogni due minuti, dicendoti che qualcuno ha un nuovo messaggio per te?
Ovviamente puoi ignorare la casella di posta che si gonfia, ma quando hai un piccolo fischio di notifica che si spegne ogni 10 minuti, può essere come la vecchia tortura dell';acqua: gocciolare, gocciolare, gocciolare sulla fronte. Continua a catturare la tua attenzione, e prima o poi la tua curiosità ha la meglio su di te. ';Mi chiedo chi potrebbe essere, cercando di raggiungermi?'; E così prendi un picco, e all';improvviso i tuoi compiti programmati sono stati messi da parte.
SPEGNILO!
L';altro lato di questo, naturalmente, è che è necessario pianificare un orario (o orari) in cui è possibile scaricare manualmente tutte le e-mail.
Scegli un momento in cui la tua mente è ragionevolmente acuta: il primo compito della giornata lavorativa funziona per me. Veramente controllo il mio due volte - la prima cosa al mattino e la sera tardi.
Se ricevi un volume di email simile a me, accantonare un';ora ma non di più. Non sarai in grado di gestire 100 email in cinque minuti, ma non trascinerà nemmeno per sempre. Vedrai perché nel prossimo passaggio.
Step 3: Dividi e conquista
Questo è l';ultimo passo, e deve essere fatto ragionevolmente spietatamente.
Hai tre tipi di email nella tua casella di posta
Cose che possono essere immediatamente buttate fuori
E-mail che richiedono meno di 2 minuti
E-mail che richiedono più di 2 minuti
Ecco la procedura:
In primo luogo, scarichi tutta questa email e poi la spigoli, buttando fuori tutto ciò che è usa e getta.
Fatti strada attraverso la pila, raccogliendo e-mail di spam che sono passate attraverso i filtri, messaggi di errore di sistema non pertinenti, e-mail restituite che non hai inviato (perché alcuni spammer hanno dirottato il tuo indirizzo) e un numero qualsiasi di altre e-mail che non sei rilevante per te al momento.
Io uso la funzione ';trova'; in Outlook per afferrare questi in gruppi. Faccio una ricerca su ';iscriviti'; per esempio, per controllare le e-mail di notifica che mi dicono che qualcuno ha sottoscritto uno dei miei autorisponditori. Una volta che ho scansionato il gruppo per verificare che si tratti di indirizzi autentici, li cancello.
Ora questo abbattimento dovrebbe ridurre la dimensione della tua casella di posta di almeno la metà. Il prossimo passo è passare al resto della pila e rispondere a tutto ciò che richiede una risposta che richiede meno di 2 minuti.
Puoi dire :sì: a quella consegna, :no: a quell';offerta e :grazie: a quella persona che ti ha inviato auguri di compleanno.
In generale, trovo di poter dare una risposta genuina a tre quarti delle persone con cui sono in comunicazione e-mail con in due minuti o meno. Tieni presente che il no. Di papà Dave. 1 linea guida per una buona comunicazione e-mail: solo perché si tratta di persone in modo efficiente non significa che non ti interessa!
Dopo aver completato questo passaggio, in genere trovo che mi sia occupato almeno il 90% dell';email con cui ho iniziato. Ora ecco l';ultimo trucco -
PROGRAMMA COSA SI TROVA PER UN ALTRO TEMPO
In genere mi mancano da tre a dieci e-mail che richiederanno una seria attenzione. Li programma per un periodo in cui posso dedicare il tempo necessario a loro. Questo ha molteplici vantaggi:
Le e-mail serie ottengono l';attenzione che meritano, invece di essere schiacciate alla fine di una lunga sessione di risposta alle e-mail.
Ora sei liberato per tornare alle altre attività pianificate.
Introduci un ritmo nelle tue comunicazioni con le persone che possono essere utili alle tue relazioni a lungo termine.
Il significato di quest';ultimo punto potrebbe non essere immediatamente evidente a tutti, ma è particolarmente rilevante per me come pastore.
Ho un sacco di persone che mi scrivono con problemi critici che richiedono un certo livello di consulenza. Mentre cerco di rispondere rapidamente a un grido iniziale di aiuto, se la relazione si sviluppa in un dialogo continuo, ho trovato molto utile rallentare il processo di comunicazione fino a non più di una risposta al giorno.
Questo dà alla persona con cui sto parlando il tempo di pensare a ciò che è stato detto e impedisce loro di diventare eccessivamente dipendenti da me. Mi fa anche sentire positivo sulla relazione piuttosto che sopraffatto.
Assicurati di avere un buon programma di posta elettronica
Per quanto riguarda l';utilizzo di questo sistema, trovo che Microsoft Outlook funzioni perfettamente per me (e intendo :Outlook: e non :Outlook Express:).
Qualunque sia il programma che usi, aiuta molto a trasformare una email in un';attività e ad essere in grado di pianificare un';attività direttamente nel tuo calendario. Outlook rende questo semplice per me. Creo un';attività, inserisco l';e-mail nell';attività e quindi inserisco l';attività da qualche parte nel calendario. Forse hai un altro programma che funziona ugualmente bene per te in questo senso. Se è così, fantastico!
Bene, è così! Prendi il controllo della tua e-mail e dovresti trovare molto più facile avere il controllo del tuo tempo nel suo complesso. Non posso garantire che questo ti darà più tempo per dormire. Se sei come me, potrebbe semplicemente significare che sei in grado di spremere ancora più cose nel tuo programma, ma questo è un argomento per un altro articolo (meglio scritto da qualcun altro).