Tuttavia i corsi di formazione MS Project insegnano agli studenti come utilizzare il software e non come pianificare progetti. Schiaffegiando in pianificazioni arbitrarie e irrealistiche, semplice rende Project un modo efficace per tenere traccia della rovina della compagnia.
Iniziamo con le basi: definizione del compito corretto. Tutti i progetti si suddividono in compiti individuali assegnati a singole persone e se i compiti non sono ben caratterizzati, il piano è destinato a fallire.
Pensa in poche ore a settimane
Uno degli errori più comuni che i nuovi pianificatori del progetto fanno è definire i compiti in modo troppo ampio. Se il piano ha un';attività come :Scrivi documentazione - 2 mesi:, allora non c';è modo che l';attività venga completata in tempo.
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Quando un pianificatore crea un compito così grande, non è stato pensato ai singoli passaggi che il compito comporta e ciò significa che inevitabilmente verranno lasciati fuori diversi passaggi. Ciò porta ad un ulteriore lavoro in quanto gli elementi dimenticati sono montati in un prodotto finito o quasi finito.
Anche i compiti di grandi dimensioni sono difficili da tracciare. Quando l';attività di documentazione è inevitabilmente in ritardo, il gestore probabilmente non ha idea di quale sia il problema, cosa può essere fatto per velocizzare le cose o quando la data di fine effettiva sarà.
Invece, ogni attività deve essere suddivisa in piccoli passi misurati in ore - non più di 16 ore o due giorni lavorativi ciascuno.
Questo costringe il progettista a pensare a ciò che è veramente coinvolto in qualcosa come scrivere documentazione. Non solo la scrittura, ma anche la ricerca, la formattazione, la creazione di diagrammi, l';indicizzazione, la correzione di bozze e una miriade di altre caratteristiche sono ora previste per consentire una stima più realistica di quanto tempo ci vorrà veramente.
Il lavoratore, non il manager, stima il completamento dell';attività
Quando i manager impongono scadenze arbitrarie per il loro personale, il piano del progetto potrebbe anche essere eseguito attraverso il distruggidocumenti. I dipendenti sono i migliori giudici di ciò che sono in grado di fare. Un manager potrebbe pensare che la stesura dei piani di progettazione del widget richieda solo 4 ore; il vero progettista sa che 4 ore di disegno significano un altro 2 di modifiche e modifiche e 1 di altre attività ausiliarie, quindi il progetto richiederà davvero 7 ore.
Se un progetto richiede 7 ore, la pianificazione 4 porta a mancate scadenze, dipendenti infelici e manager di progetti irritabili.
MS Project Training è solo il primo passo
È un lungo viaggio per diventare veramente abili con MS Project. La formazione è un grande aiuto, ma non sostituisce l';esperienza e le appropriate tecniche di gestione del progetto. Se combinato con il buon senso, diventa un potente strumento per qualsiasi attività commerciale.