Scrivere lettere commerciali è un';arte dimenticata. Internet ci ha resi degli scrittori pigri. Con poche sequenze di tasti, possiamo dare il via a una breve e-mail senza pensare molto al contenuto e molto meno alla formattazione. Hai mai revisionato le tue e-mail e scoperto errori di ortografia, frasi incomplete, errori di formattazione ed errori grammaticali? Di solito non pensiamo a come la nostra scrittura pigra influisce negativamente sulle nostre e-mail; altre persone ci mandano sempre via e-mail lo stesso tipo di ciarpame. Ma, ancora, scrivere e-mail pessime non dovrebbe darci la scusa di essere scrittori pigri tutto il tempo, online o offline.
Come scrivere una lettera commerciale
Scrivere lettere di lavoro può essere una delle migliori abilità che un uomo d';affari può possedere, specialmente durante questi periodi in cui poche persone lo possiedono. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a costruire migliori lettere commerciali. È inoltre possibile adattare questi principi per scrivere e-mail aziendali migliori, in termini di formato, stile e tono.
COMPONENTI E FORMATTAZIONE
Tutte le lettere commerciali sono composte dai seguenti elementi, in questo ordine:
Data
Nome e indirizzo del destinatario
Saluto
Paragrafo di apertura
Corpo
Paragrafo conclusivo
Chiusura
Il tuo nome e indirizzo
Lo stile di formattazione determinerà il modo in cui questi elementi si trovano sulla pagina. I tre stili di formattazione più comuni sono:
BLOCCO: ogni parte della lettera è giustificata a sinistra e il testo è a spaziatura singola, ad eccezione delle interruzioni di paragrafo a spaziatura doppia.
BLOCCO MODIFICATO: i paragrafi di apertura, di corpo e di chiusura sono giustificati a sinistra e a spaziatura singola, ma la data, la chiusura e il saluto sono allineati al centro.
SEMI-BLOCCO: esattamente come il blocco modificato, eccetto che ogni paragrafo è rientrato, non giustificato a sinistra.
Indipendentemente dallo stile che scegli, dovrai anche considerare il carattere; la tua scelta è importante, poiché i caratteri di fantasia sono talvolta illeggibili. Il carattere più comunemente usato e ampiamente accettato è Times New Roman, misura 12. È leggibile, professionale e universalmente utilizzato per le lettere commerciali. Tuttavia, non è al di fuori del regno delle possibilità prendere le libertà qui; puoi davvero usare qualsiasi font leggibile (Arial, Verdana, Helvetica), ma considera sempre ciò che il tuo destinatario vorrebbe vedere.
PARAGRAFO DI APERTURA
Dal momento che il punto principale della tua lettera d';affari è di afferrare e mantenere l';attenzione del lettore, dovrai concentrarti sull';apertura, la prima (e talvolta unica) opportunità che devi attirare l';attenzione del destinatario. L';apertura imposta anche il tono per l';intera lettera, quindi deve essere il più forte e caratteristico possibile.
FAI dritto al punto. Il tuo destinatario non ha bisogno di un mucchio di informazioni non necessarie., Soprattutto non proprio di fronte. Se non lo riguarda o li annoia, smetteranno semplicemente di leggere.
NON iniziare con cliché? frasi come? sto scrivendo perché ...? o? Per quanto riguarda ...?. Sembra semplicemente che tu non sappia da dove cominciare. Il vero messaggio non inizierà fino a dopo quelle frasi, quindi perché non eliminare le parole non necessarie e non creative?
Usa verbi forti e attivi. Ciò mantiene l';attenzione sul lettore e rende la lettera molto più interessante. Ad esempio, invece di scrivere, questa offerta ti viene estesa per un breve periodo di tempo? provare? stiamo brevemente estendendo questa offerta a voi. Guarda quanto è più semplice?
NON andare molto tempo. Mantieni l';apertura breve e to-the-point, usa le migliori parole possibili e non far funzionare mai il lettore per il punto della lettera.
CORPO
Questa è la carne della lettera, dove spiegherai pienamente le idee introdotte nell';apertura. È facile perdere slancio qui, ma questa parte deve essere forte quanto l';apertura.
Scrivi come se parlassi. Questo non significa usare gergo informale o volgarità, ma perché parlare di affari quando è banale e noioso? È probabile che tu non sia un gentiluomo inglese del 19 ° secolo, quindi non scrivere come tale! Usa una conversazione, ma rispettosa, tonifica e prova a esprimere le cose in modo simile a come le diresti effettivamente.
NON perdere il punto. Salva le divagazioni per una chat faccia a faccia. Hai poco tempo per mantenere l';interesse del lettore qui e le frasi off-point daranno semplicemente al tuo lettore il tempo di sbadigliare e di mettere giù la lettera. Elenca i punti che devi fare prima di scrivere e attenersi a loro.
Mantenere insieme le informazioni correlate. Non passare ad un altro punto fino a quando non hai finito l';ultimo, e resisti all';impulso di spargere argomenti a caso. Nulla di meno e sembrerai di essere vagante senza alcun senso di concentrazione.
NON diventare pedante. Certo, è bello mostrare i nostri vocabolari, ma questa parolona non ha molto senso se una parola più piccola sarebbe più efficace e leggibile. Metti via il thesaurus e usa un linguaggio familiare.
PARAGRAFO DI CHIUSURA
Questo paragrafo è l';ultima stringa di frasi che il tuo lettore vedrà, quindi deve essere forte come il resto della lettera.
Faccialo corto. Il paragrafo di chiusura può essere la parte più breve della lettera mentre stai semplicemente ripetendo, in un linguaggio semplice, ciò che hai già scritto. Ripeti il tuo punto e firma.
NON svenire. È allettante lasciare che il paragrafo di chiusura muoia rapidamente o sia una replica esatta di altre frasi semplicemente perché hai già lavorato così duramente sul resto. Resistere a questa urgenza: mantenere il finale forte e mantenere il tono della conversazione.
Sii chiaro riguardo alle tue intenzioni. Se stai cercando una risposta via email o una riunione di lavoro, chiariscilo. Il punto della tua lettera sarà perso se il lettore ha poca idea di cosa vuoi da loro o come procedere da qui.
NON diventi banale. Evita il tipico cliché? finali come? Grazie in anticipo ...? oppure? Per favore non esitate a chiamare ...?; questo conclude la lettera commerciale su una nota debole. Sii il più diretto e creativo possibile senza cadere nel tipico linguaggio commerciale.