La maggior parte delle pratiche mediche utilizza ora un sistema di gestione della pratica elettronica (EPM). Questi prodotti sono tipicamente software proprietario, in una grande deviazione dai semplici libri mastodontici e dai calendari scritti a mano. Negli ultimi vent';anni il mercato EPM è cresciuto in un';enorme industria piena di prodotti in esecuzione su una varietà di piattaforme. Tuttavia, sebbene questi sistemi siano stati messi in atto a tutti i livelli, la visione dell';ufficio senza carta rimane in gran parte non raggiunta.
Le prime versioni dei sistemi EMR hanno avuto successo per il piano di valutazione soggettiva-obiettivo (s.a.p.); alcune specialità come la medicina interna e le pratiche familiari, che sono per lo più guidate dal testo, hanno fatto bene. Le specialità più orientate alla grafica e all';orientamento visivo come l';oftalmologia erano piuttosto una brutta obiezione per gli sviluppatori di EMR, e più di alcuni consulenti di pratica medica continuano a sostenere che i sistemi EMR oftalmologici non sono pronti per l';uso.
Come fare senza carta (in modo semplice)
Camera o ROM?
Nella nostra pratica, abbiamo un sistema EPM in uso dal 1983. Il nostro primo venditore ci disse che non avrebbero offerto supporto nel 2000, quindi passammo a un altro sistema. Mentre questa soluzione ha funzionato bene per la pianificazione e la fatturazione, ci siamo presto resi conto che avremmo avuto bisogno di più spazio fisico per archiviare le cartelle cliniche. Quindi abbiamo affrontato una decisione importante: useremo più spazio o prenderemo in considerazione l';eliminazione dei documenti cartacei? La domanda: sarebbe più economico convertire in un sistema EMR? Nella nostra pratica di cinque uffici, usiamo un';area di archiviazione centrale presso l';ufficio principale. Questo sistema è centralizzato per proteggere i grafici; tuttavia, ci sono dei costi per proteggere lo spazio di archiviazione da considerare. Abbiamo considerato una soluzione di scansione per contribuire a ridurre il nostro dilemma di archiviazione. Tuttavia, ci siamo resi conto che avremmo dovuto prima più efficiente senza limitare il nostro accesso ai vecchi dati memorizzati.
Costi EMR
Per implementare un sistema di EMR è necessario sostenere i seguenti costi:
- Licenze software e formazione
- Hardware compresi server e computer
- Supporto tecnico
- Consulenza e IT
- Infrastrutture di capitale compreso cablaggio e comunicazioni
Ci sono costi aggiuntivi quando si considera il tempo del personale addestrato e l';inserimento dei dati. Spesso ci sono personalizzazioni e conversioni software necessarie per portare i vecchi dati nel nuovo sistema. Di solito, una pratica farà funzionare sia i vecchi che i nuovi sistemi in concerto fino al completamento della conversione. Durante la transizione potrebbero esserci alcune attività duplicate.
Fai la chiamata
Abbiamo fatto la nostra scelta basandoci principalmente sulla necessità di fermare la crescita del cumulo di carta che stavamo accumulando, mentre affrontiamo in modo proattivo le norme HIPAA in materia di privacy e sicurezza dei record dei pazienti.
Ci siamo resi conto che potremmo beneficiare di alcuni dei vantaggi offerti da EMR, come ad esempio:
- Migliore conformità e codifica
- Migliore integrazione aziendale e amministrativa
- Accesso remoto a documentazione avanzata
- Migliore comunicazione ed efficienza
Nel calcolare i costi finali del software, supporto tecnico, hardware e infrastruttura, ci aspettavamo che potesse essere recuperato entro cinque anni. Questo era basato principalmente sulla necessità di affittare più spazio per uffici, incluse riduzioni nei servizi di clearing house e minori costi di stampa. Migliorare l';efficienza del lavoro e altri benefici sono difficili da calcolare con precisione, ma stiamo monitorando questi tipi di rendimenti sugli investimenti man mano che andiamo avanti.
La tendenza maggiore sembra indicare un futuro in cui EMR è uno standard in tutte le pratiche mediche. I vettori governativi e assicurativi stanno aumentando la pressione per standardizzare la documentazione e potrebbero presto rendere EMR un obbligo. Mentre i concorrenti abbattono i costi dell';hardware e del software, anche gli uffici più piccoli possono improvvisamente permettersi di passare a quelli senza carta. Il piano di implementazione del sistema EMR definitivo rientra nell';impegno dei medici coinvolti nella realizzazione.