In un mondo di :ufficio senza carta:, i file e le cartelle dovrebbero essere obsoleti. Ogni azienda ha bisogno di imparare :come fare: per gestire i record e organizzare i documenti. I proprietari di piccole imprese hanno troppa paura di buttare via qualsiasi cosa. Di conseguenza, questo porta a un sovraccarico di cartelle di file, storage box e infine una valanga di carta.
Gli imprenditori tenderanno a mantenere tutto nel tentativo di evitare di dover decidere cosa tenere e cosa piantare. Col tempo, la porta del magazzino non può essere aperta e la speranza è tutt';altro che persa per trovare i documenti che potrebbero essere necessari. È responsabilità del management assicurarsi che le cose rimangano organizzate per evitare una riduzione della produttività o un arresto totale delle operazioni aziendali.
Come organizzare: l';ufficio
:La maggior parte delle piccole imprese non si occupa dei propri documenti finché non è troppo tardi:, ha affermato Barbara Hemphill, nota autrice in materia di efficienza dell';ufficio. Le carte si accumulano e i documenti sono impossibili da localizzare. Se la direzione e i proprietari venissero a conoscenza della gestione del tempo, i documenti sarebbero stati sostituiti.
Primo passo verso l';organizzazione
Inizia dichiarando un giorno di pulizia dell';ufficio. Tutti i dipendenti devono intervenire e aiutare a organizzare tutte le pratiche burocratiche in ufficio. Se possibile programmare questo in un giorno che normalmente sei chiuso per evitare distrazioni. Pagare il tuo personale straordinario per un giorno ne varrà la pena una volta che vedrai i risultati.
È possibile organizzare l';ufficio da soli e anche alcuni veri imprenditori blu sono stati conosciuti per mettere da parte una giornata per il compito.
Le pratiche burocratiche in cima alla scrivania devono essere prioritarie. Organizza per argomento e poi data. Dopo che l';ordinamento è fuori mano, è ora di mettere tutto al suo posto. Se alcune cartelle di file non esistono per alcuni documenti, allora creane alcune, quindi c';è un posto per loro.
Quindi, individuare le dichiarazioni di reddito, le ricevute di spesa e ordinarle di conseguenza. La tua contabilità dovrebbe essere una priorità. Registra le transazioni in un sistema contabile o libro mastro finché non sei aggiornato. Se sei come me, potresti passare la maggior parte della giornata semplicemente inserendo le transazioni. Invece, termina in un momento da cui puoi facilmente prelevare.
Dopo aver organizzato i documenti in cartelle, è necessario richiedere alcune scatole o forse alcune casse per conservare tutti i documenti in deposito. Il modo particolare in cui archivi le cose sarà determinato dalla natura della tua attività. Tuttavia, indipendentemente dal tipo di attività in cui operi, tutte le società devono archiviare conti correnti e conti clienti allo stesso tempo. Il punto critico è che hai un qualche tipo di sistema per il tuo deposito.
Documentazione computerizzata
Il fuoco o l';acqua possono devastare un';azienda se uno di questi due pericoli raggiunge documenti critici. Le aziende hanno affrontato questi pericoli investendo in scanner in modo che possano digitalizzare i loro documenti fisici.
I documenti del computer sono facilmente accessibili e facili da archiviare su un CD o floppy da 3,5 :Naturalmente, se si vuole essere veramente high-tech, è possibile utilizzare un disco rigido esterno per archiviare i documenti. CD, floppy e dischi rigidi esterni deve essere conservato in una cassaforte resistente al fuoco o all';esterno dei locali.
Sono inoltre disponibili servizi di backup automatici online. Con una piccola spesa, è possibile eseguire il backup dei documenti del computer in un sistema fuori sede. Questo è eccellente per i record finanziari. Nessuna azienda finanziaria dovrebbe essere priva di un sistema di backup.
Hemphill afferma che :La tua capacità di svolgere compiti quotidiani è direttamente correlata alla tua capacità di trovare le informazioni giuste al momento giusto:. Se il tuo ufficio non è attualmente organizzato, rendilo la tua priorità numero uno. Ti farà risparmiare tempo e denaro in futuro.