Le dimensioni non contano. Questo è il caso del memo. Non è sorprendente come un documento relativamente breve possa essere un dolore così grande? I memo sono un documento di ufficio trascurato. Supponiamo che la minor quantità di parole su un foglio di carta lo renda meno importante. Quanto siamo sbagliati. I memo sono importanti quanto una lettera commerciale di dieci pagine autografata da Brad Pitt. Un promemoria scritto male può essere irritante per i lettori (che vogliono davvero solo tornare al lavoro) e dannosi per il mittente (che non ha idea di come sia riuscito a venire fuori suonando in modo così negligente). Imparare a scrivere appunti concisi ed efficaci è un';abilità vitale per qualsiasi uomo d';affari. I seguenti suggerimenti mostrano come costruire un memo formidabile e leggibile.
Come scrivere i verbali delle riunioni
SIA BREVE, MA DOLCE
Il problema più comune con i memo è la loro lunghezza. Indipendentemente dall';argomento, un memo non dovrebbe mai essere più di due pagine; più a lungo e il memo inizia a divagare come una relazione. A meno che tu non stia rimproverando ogni persona nel dipartimento, non c';è motivo di essere aggressivi o maleducati. Tenerlo corto, essere educato e arrivare al punto il più rapidamente possibile.
STARE LONTANI DAL CLICH?
Frasi abusate come? Siamo spiacenti per l';inconveniente ...? e? Per favore non esitate a contattarci ...? non sono solo cliché, sono vagamente senza cuore. Usando frasi così banali mostra ai tuoi lettori che semplicemente non ti interessa abbastanza per esprimerlo in modo diverso o essere lontanamente personale. Prova? Siamo spiacenti per questo ...? oppure? chiamami ...? anziché. Ricorda, conosci queste persone - comportati come tale!
EFFETTUARE IMMEDIATAMENTE IL PUNTO
Invece di discutere a lungo un problema prima di terminare con una vaga conclusione su ciò di cui hai bisogno dal lettore, vai al punto della prima frase. I tuoi lettori avranno maggiori probabilità di continuare a leggere se già sanno cosa stai chiedendo loro.
FOCUS SULLE PERSONE
Evitare l';uso di verbi passivi; ed evitare frasi che raramente includono un pronome. Mantieni il tuo promemoria focalizzato sia sul lettore che su te stesso, utilizzando io, te, noi e il nostro spesso. È molto più diretto e personale e dà al lettore la sensazione di essere con loro, non di predicare loro.
MANTENUTO CONVERSAZIONALE
Sforzati di scrivere mentre parli, o almeno il più vicino possibile. Usa frasi brevi, parole familiari e contrazioni. Prova a leggere ad alta voce il tuo memo dopo la scrittura; suona come te? Diresti davvero queste cose? In caso contrario, rivedere finché non si ottiene l';approssimazione più vicina. Non allontanarti mai dal lettore con frasi prolisse.
RENDERE SPECIFICHE I TUOI BISOGNI
Di cosa hai bisogno dal lettore? Quando e come ne hai bisogno? Assicurati di chiudere il tuo promemoria con un riepilogo dei punti, ma anche di essere il più specifico possibile su cosa esattamente vuoi; non lasciare mai indovinare il lettore. Se hai bisogno di una risposta via e-mail entro le 14:00, dillo proprio qui. Sii il più educato possibile qui; niente spegne un lettore più che essere urlato per una risposta.