L';e-mail può essere una forma di comunicazione formidabile, veloce ed efficiente, oppure può essere orribile.
Tutto dipende da come viene utilizzato. Quando le persone usano la posta elettronica in modi che non sono efficaci, i risultati possono essere disastrosi, costando alle organizzazioni milioni di perdita di produttività. Errori e incomprensioni si verificano facilmente ad ogni tocco del pulsante :invia:.
Hai mai assistito a una guerra via e-mail? Quante volte si :cc: su e-mail che non è necessario leggere (che riempiono la tua casella di posta, causando la perdita di altri messaggi vitali)? Queste cose uccidono la soddisfazione sul lavoro e l';efficacia giornaliera complessiva di individui e organizzazioni.
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Diamo uno sguardo più da vicino ai problemi di posta elettronica che incontriamo e alcune soluzioni.
Problemi di posta elettronica
1. L';e-mail è limitata a una dimensione della comunicazione: la parola scritta. L';e-mail non ha la chiarezza di altre forme di comunicazione, vale a dire la comunicazione faccia a faccia. Non vediamo espressioni facciali, notiamo il linguaggio del corpo o ascoltiamo il tono della voce. Quindi, quando qualcuno riceve una e-mail, immagina queste cose. Se il destinatario della posta elettronica ha problemi con noi, immagineranno il peggio, indipendentemente dalle nostre intenzioni.
2. Non è possibile regolare un';e-mail. L';e-mail è una conversazione a senso unico. Durante una conversazione, tendiamo a fare aggiustamenti di medio corso per adattarci alla reazione dell';altra persona. Non siamo in grado di farlo quando comunichiamo tramite e-mail.
3. Non è possibile controllare quando viene letta una e-mail. Hai mai avuto un';e-mail che ti ha turbato, solo per leggere la stessa e-mail in un secondo momento della giornata e scoprire che non è affatto sconvolgente? I nostri stati d';animo e le nostre emozioni influenzano il modo in cui leggiamo le cose. Quando inviamo una e-mail, non conosciamo l';umore del destinatario. Tuttavia, se chiamiamo o visitiamo la persona, possiamo interrompere e programmare un orario diverso per discutere un problema se vediamo che non è un buon momento. Con l';e-mail, non hai alcun controllo dopo aver premuto :Invia:.
4. La gente legge le e-mail in modo diverso in base a chi è il mittente. Se hai delle :sfide: con qualcuno, quella persona potrebbe interpretare male ciò che stai dicendo, indipendentemente da quanto accuratamente hai scritto l';e-mail.
5. Le e-mail possono essere salvate, inoltrate, distribuite (a persone che non intendevi) e utilizzate contro di te. L';e-mail può essere manipolata. Abbiamo scritto tutto ciò che vorremmo che non avessimo. Non puoi fare nulla per il passato, ma puoi fare qualcosa per il presente, che influenzerà il tuo futuro.
6. Non è possibile presumere che l';e-mail sia stata ricevuta. Per tutti i tipi di motivi strani e talvolta sconosciuti, le e-mail possono perdersi nel cyberspazio.
Soluzioni di posta elettronica
1.Utilizzare l';e-mail per i suoi quattro scopi principali: comunicare informazioni, ricevere informazioni, come forma di documentazione e corrispondenza amichevole. Ad esempio, utilizzare l';e-mail per tenere tutti informati sullo stato di un progetto, per verificare ciò che è stato discusso in una conversazione faccia a faccia o telefonica, per fare una breve domanda e per dire ciao e complimentarmi.
2. Non utilizzare l';e-mail per risolvere problemi emotivi. In altre parole, se sei arrabbiato con qualcuno o qualcuno è arrabbiato con te, non usare la posta elettronica. Chiama la persona o vai a parlare con la persona faccia a faccia. Dati tutti i problemi relativi alla comunicazione via e-mail, non è un buon modo per comunicare emozioni o risolvere difficoltà. La persona faccia a faccia. Dati tutti i problemi relativi alla comunicazione via e-mail, non è un buon modo per comunicare emozioni o risolvere difficoltà.
3. Dichiarare immediatamente lo scopo della tua e-mail. Dichiarando lo scopo nell';intestazione del soggetto o nella prima frase del testo, si riduce al minimo la possibilità che il destinatario interpreti erroneamente il messaggio o lo elimini prima di essere letto.
4. Scrivi la tua e-mail come faresti con un articolo di giornale. Il primo paragrafo dovrebbe contenere le informazioni più pertinenti, con i dettagli che seguono nei paragrafi successivi. Le persone sono occupate e hanno bisogno dei punti salienti. Potrebbero non finire mai l';e-mail e potrebbero perdere le tue informazioni importanti se sono sepolte nel corpo del testo. Se appropriato, fai una breve frase riassuntiva alla fine.
5.Se e-mail avanti e indietro con qualcuno più di due volte circa lo stesso problema,
è ora di prendere il telefono e ottenere chiarimenti. Quando le e-mail vanno avanti e indietro sullo stesso problema, è spesso un segnale che qualcosa sta succedendo (qualcuno è davvero turbato, non capisce o è resistente).
6. Una buona regola empirica è che se non si desidera l';e-mail pubblicata su un giornale,
quindi non inviarlo. Non sai mai cosa succederà con la tua e-mail o chi sarà inoltrato a una volta che premi Invio.
Ricorda, l';e-mail può essere uno strumento fantastico o orribile. Dipende da come viene utilizzato. Stai attento!
-Copyright, 2007 Steven Gaffney Company, Tutti i diritti riservati. Per distribuire o replicare questo articolo in qualsiasi modo, contattare la Steven Gaffney Company al 703-241-7796 o via e-mail all';indirizzo [email protected]Come eliminare la posta elettronica L';email marketing è uno dei metodi più efficaci e meno costosi per raggiungere grandi volumi di clienti interessati ai vostri prodotti o servizi. Volete che la vostra campagna di email marketing indirizzi ogni persona per nome per renderla più personale. Il cliente ti fornirà il nome e l';indirizzo email, ma dovrai trovare il modo migliore per archiviarlo e utilizzarlo. Il software di email marketing è un ottimo modo per compilare i tuoi dati. Può anche essere utilizzato per memorizzare la cronologia degli acquisti di un determinato consumatore. Questo è utile per restringere il mercato di riferimento su alcune campagne di email marketing. Cosa può fare il software di email marketing per te?
È uno strumento meraviglioso per modificare testi, creare promozioni e scrivere newsletter. Ti consente di aggiungere immagini, allegati, sfondi per colore e appeal, immagini e suoni. Sarai in grado di utilizzare i modelli per le funzionalità che intendi utilizzare regolarmente. Questo è sicuramente un risparmio di tempo. L';uso del software di email marketing renderà i tuoi materiali professionali e renderà la campagna di email marketing più efficace.
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Ogni software di email marketing funzionerà diversamente. Il software deve essere facile da installare e configurare o non potrà mai aiutare la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi. È importante che sia semplice da navigare e ti permetta di essere creativo. Dovrai scegliere il software di email marketing che ti offre la possibilità di creare un modello o di lavorare da zero. Vuoi anche liste di e-mail semplici da creare in base a vari fattori. Alcuni programmi software offrono una dimensione illimitata quando si tratta della tua mailing list. Altri stabiliscono un limite da 2.000 a 50.000. Avrai un';idea della crescita che desideri per il tuo business e puoi utilizzarla per aiutarti in quel dipartimento.
A meno che tu non abbia una grande esperienza con l';email marketing, scegli un programma software che viene fornito con un wizard e un sistema di tutorial. Questi diventeranno i tuoi migliori amici mentre stai imparando i dettagli del software di email marketing. La gestione dei rimbalzi per inviare nuovamente le e-mail non consegnate è una funzione meravigliosa da cercare. Vi impedirà di dover manualmente rinviarli. È molto importante che il tuo software disponga di un modo rapido ed efficace per rimuovere l';indirizzo email di coloro che scelgono di rinunciare. La legge richiede di rimuoverli dalle tue mailing list entro 10 giorni lavorativi.
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