Quando l';e-mail è arrivata per la prima volta sulla scena, molti esperti hanno sollecitato la fine della posta ordinaria. Dopotutto, hanno detto che l';e-mail può essere inviata gratuitamente, è stata istantanea e sei stato in grado di ricevere potenzialmente una risposta alla tua comunicazione più velocemente di quanto ti portasse a lasciare la tua posta ordinaria al tuo ufficio postale locale. Decenni su e-mail ha certamente lungi dall';essere sostituito l';uso di posta ordinaria. Infatti, per molti aspetti che tutte le e-mail hanno fatto è stato aggiunto un altro canale di comunicazione e aumentato l';uso di tutti gli altri metodi di comunicazione. Abbiamo essenzialmente aumentato il nostro carico di corrispondenza creando un metodo di comunicazione istantaneo.
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In quanto tale, stiamo trovando sempre più persone stressate e gran parte della causa è la loro e-mail. Siamo inondati di spam e con il fatto che l';email è così veloce e facile che le persone ricorrono all';invio di un messaggio via e-mail che altrimenti non sarebbe stato inviato se l';email non esistesse.
L';e-mail causa anche frustrazione e irritazione per la sua stessa natura di istante. Le persone si aspettano risposte entro 24 ore e si sentono frustrate quando ciò non viene rispettato.
Quindi, come puoi ridurre lo stress causato dalle e-mail e riprendere il controllo del tuo canale di comunicazione.
1. Controlla la tua posta elettronica una volta al giorno. Il problema è che continuiamo a essere distratti durante il giorno mentre la posta elettronica continua a cadere nella nostra casella di posta. Abbiamo questo fastidioso bisogno di leggere e controllare come se fosse una questione urgente. La realtà è che la maggior parte delle e-mail non è urgente e fermare costantemente ciò su cui si è concentrati può davvero perdere molte ore al giorno in termini di perdita di produttività ed efficienza. Un semplice consiglio è quindi quello di mettere da parte un blocco orario ogni giorno per controllare tutte le tue e-mail in un colpo solo. 2. Leggi l';email solo una volta e gestiscila. Non ha senso leggere un';e-mail e poi saltare alla successiva senza rispondere ad essa. Gestisci tutte le tue e-mail una volta. Se non richiede una risposta, cancellala, se poi scrive la risposta allora e là. Se l';e-mail richiede un';attenta considerazione per scrivere una risposta adeguata, almeno scrivi la bozza e salvala nella cartella delle bozze. L';idea è che riducendo la gestione delle tue e-mail ridurrai lo stress fastidioso associato alla consapevolezza di dover gestire l';e-mail nella posta in arrivo.
3. Non sovraccaricare. Non lasciare che la tua casella di posta venga sovraccaricata. Se sai che certe persone ti hanno mandato un';email che non ha bisogno di essere gestita istantaneamente come e-mail personali, barzellette, ecc. Quindi crea una cartella e metti automaticamente quelle e-mail nella cartella che vuoi leggere in un secondo momento. Lo stress è spesso causato quando ti senti sopraffatto da quante e-mail sono sedute incustodite nella tua casella di posta in modo da liberarti di quelli che occupano spazio.
Alla fine della giornata non devi consentire alle e-mail di avere la meglio su di te. È solo un altro strumento a tua disposizione per il tuo controllo. Seguendo alcuni semplici passaggi non è necessario essere stressati e frustrati dalle e-mail di nuovo.