Le comunicazioni aziendali sono ora dominate dall';archiviazione elettronica e da dispositivi come e-mail, hard disk, unità flash ecc… e il volume dei dati utilizzati e memorizzati aumenta a un ritmo sorprendente. Arriva la scoperta elettronica. Dopo la recente modifica del regolamento federale di procedura civile (FRCP), che riconosce l';importanza crescente delle informazioni memorizzate elettronicamente per le controversie e le indagini normative.
Di conseguenza, gli avvocati incontrano difficoltà nel controllare rapidamente i costi di e-discovery e le scadenze concordate per tribunale e trovare un professionista con la combinazione di conoscenze legali e tecniche per gestire in modo efficace i progetti di e-discovery sono le principali sfide per gli avvocati e le loro clienti. Per rispondere a queste sfide i professionisti dell';e-discovery utilizzano una nuova generazione di applicazioni e strumenti di revisione dei documenti per gestire il numero di attività come raccolta di dati, analisi dei dati forensi, ripristino dei dati, revisione e analisi sofisticate e produzione .
Quali sfide affrontano le aziende tecnologiche nella gestione dei rischi e dei costi in eDiscovery?
Riduzione dei costi
Utilizzando le misure di controllo della qualità, l';organizzazione dei documenti, la codifica di lotti e sfruttando le nuove tecnologie, ecc ... Il costo dell';e-discovery può essere ridotto efficacemente per soddisfare le richieste dei clienti. All';inizio l';intero processo veniva eseguito manualmente, il che comportava anche molto tempo e denaro. Ma quando sono coinvolti migliaia o milioni di documenti, questo semplicemente non può essere fatto manualmente.
Ora nell';era moderna, con l';aiuto di nuove tecnologie, i software informatici organizzano automaticamente la raccolta di documenti o questi software’s sono contenuti indipendenti dalla parola chiave selezionata dall';utente. Analizzano le parole chiave definite dall';utente in ogni documento e confrontano. I risultati vengono archiviati in cartelle virtuali e ordinati i documenti in base alle relazioni tra di loro che possono essere ulteriormente ordinati e rivisti in futuro. Queste cartelle virtuali contengono solo collegamenti elettronici ai documenti. Utilizzando le cartelle di concetti è più facile trovare documenti pertinenti e irrilevanti prima della revisione umana. Questo tipo di organizzazione dei documenti e tagging del lotto minimizzano gli errori e eseguono revisioni ad alta efficienza.
Scadenze per la Corte
Questa è la seconda sfida che la maggior parte dei consiglieri affrontano e la maggior parte delle volte i programmi dei tribunali sono donati’Includere il tempo necessario per elaborare, esaminare e produrre grandi volumi di dati elettronici. La revisione assistita dalla tecnologia può aiutare gli avvocati a velocizzare il processo di e-discovery.
I sistemi manuali e di ricerca implicano una revisione lineare dei documenti che non è efficiente come le loro controparti avanzate. Questa maggiore attenzione cognitiva si traduce in una revisione più efficiente e in un tagging più accurato. Mentre la codifica del documento dipende da molteplici fattori tra cui revisori, esperienza, velocità e contesto della revisione.
Le soluzioni di e-discovery avanzate identificano i documenti quasi duplicati e li raccolgono per una revisione. Il revisore può accedere direttamente a tutti i relativi documenti quasi duplicati che consentono a un singolo revisore di rivedere e confrontare tutte le istanze e le versioni di un documento e taggarli in modo coerente e anche questo velocizza la revisione.
Si è visto che l';uso di tecniche precedenti per le revisioni delle imprese di avvocati era di 40-70 documenti all';ora. Ma ora, usando tecniche nuove e avanzate, gli studi legali hanno raggiunto un importante passo avanti nella produttività. I loro tassi di revisione medi da 300 a 500 documenti all';ora e fino a 15.000 documenti al giorno per recensore.
Infine, gestione efficiente di E-discovery
In passato, le società di supporto alle controversie gestivano le scoperte in modo efficiente, ma ora le competenze necessarie per gestire le questioni relative all';e-discovery hanno superato la loro capacità di padroneggiare tutte le tecnologie pertinenti. L';e-discovery in lingua straniera è l';esempio migliore per dimostrarlo. C';è stato un enorme aumento di casi che include anche le lingue straniere. Solo pochi fornitori nella comunità di e-discovery hanno esperienza in tutte le questioni relative all';e-discovery come l';estrazione di dati, la raccolta di dati, l';organizzazione di documenti in lingua straniera, la ricerca e la produzione per gestire correttamente le lingue straniere E-discovery.