Negli ultimi dieci anni le persone hanno scritto per impressionare gli altri, piuttosto che comunicare con loro. Molti scrittori commerciali usavano un linguaggio formale e parole a più sillabe che nessuno ha mai detto ad alta voce (come :nonostante: e :prima d';ora:). Gli avvocati parlano ancora e scrivono in questo modo, chiamato :legalese:? che è uno stile di scrittura complicato e inutile.
Lo stile di scrittura aziendale di oggi è meno formale e di gran lunga migliore. Devi abbracciare sia la chiarezza che la brevità per scrivere correttamente nel nostro mondo frenetico e pieno di informazioni.
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Ecco cinque consigli essenziali per scrivere documenti aziendali migliori:
1. SCRIVI SOTTO IL LIVELLO DELL';8 ° GRADO. Alcuni scrittori temono che questo possa insultare i loro lettori? intelligenza. In realtà, nessuno si lamenta che qualcosa è troppo facile da capire. Gli studi dimostrano che scrivere al di sotto dell';ottavo livello ottiene i migliori risultati. I tuoi lettori non sono stupidi; semplicemente non hanno il tempo di elaborare e richiamare messaggi complicati.
Ecco come verificare la leggibilità della tua scrittura quando usi MS Word: in :Strumenti: fai clic su :Opzioni: e quindi su :Ortografia e grammatica:. Seleziona la casella :Controlla la grammatica con l';ortografia: e la casella :Mostra statistiche di leggibilità:, quindi fai clic su :OK:. La volta successiva che completi il controllo ortografico, visualizzerà le informazioni sul livello di lettura. Se il :livello di qualità Flesch-Kincaid: è superiore a 8, modifica il documento per renderlo più comprensibile. Puoi anche visitare www.ReadabilityFormulas.com e utilizzare un tester di formule di leggibilità gratuito per determinare il livello di lettura dei tuoi materiali.
2. OTTENERE IMMEDIATAMENTE IL PUNTO. Come regola generale, indica la ragione della tua corrispondenza nella prima frase.
Bene: :Abbiamo riempito questa posizione e non accettiamo applicazioni:.
Cattivo: :Purtroppo, la posizione per la quale è stata applicata è già stata compilata e pertanto non accettiamo più le richieste.:
3. OTTIENI ATTIVO (usa la voce attiva, non passiva). Scrivere in voce passiva ti fa scrivere frasi prolisse; invece, scrivi in voce attiva per chiarezza e impatto.
Active Voice: :Ci piacciono le tue idee e le implementeremo entro la fine dell';anno.:
Passive Voice: :Le idee che hai proposto sono state riviste e giudicate accettabili e appropriate: è stato sviluppato un programma di implementazione con l';obiettivo di essere completato entro la fine dell';anno:.
4. UTILIZZARE PIÙ PAROLE. Le persone sono occupate; Sii breve!
Bene: :Non tollereremo molestie sessuali, legga la politica allegata, chiama il signor Smith se ha domande:.
Cattivo: :Questo è per informare tutti i dipendenti che molestie sessuali di qualsiasi tipo non saranno tollerate in nessuna circostanza da questa organizzazione.Si prega di notare che, al fine di chiarire la posizione dell';azienda su questo argomento, la politica allegata è stata sviluppata e fornita per il vostro riferimento La vostra collaborazione in questa importante questione è apprezzata. Non esitate a contattare Mr. Smith se può essere di ulteriore assistenza o fornire ulteriori informazioni su questo problema. :
5. INCLUDERE UNA CHIARA CHIAMATA ALL';AZIONE. Se stai scrivendo per uno scopo diverso da quello di informare, di ';ai tuoi lettori esattamente quello che vuoi che facciano.
Bene: :Per favore firma il modulo allegato nel Blocco 12 e restituiscilo entro il 1 ° giugno.:
Cattivo: :È nostro desiderio ricevere un';indicazione del tuo concorso il prima possibile.:
Suggerimento bonus:
6. NON RIPETERE I NUMERI. L';ortografia dei numeri e la loro ripetizione come cifre tra parentesi è ridondante e non necessaria. Usa questa regola di base: meno di 10 o iniziare una frase, spelling fuori; più di 10, utilizzare le cifre. NON fare entrambe le cose!
Bene: :Abbiamo raccolto 13 campioni.:
Cattivo: :Tredici (13) campioni sono stati raccolti.:
Molti scrittori e non scrittori usano un semplice editore inglese chiamato StyleWriter (www.StyleWriter-USA.com) per scrivere in modo semplice, chiaro e corretto.
In breve, dovresti scrivere corrispondenza commerciale in un formato e uno stile simili alle tue comunicazioni verbali. TRADUZIONE: SCRIVI COME PARLA.