Nella maggior parte degli stati, le aziende sono tenute ad avere il record pronto per un';ispezione regolare. Quindi, gli avvocati aziendali hanno tutta la responsabilità di mantenerli al sicuro.
In ogni stato, gli azionisti hanno il diritto di ispezionare i registri di una società. Lo scopo dell';ispezione dipende dalle leggi particolari di ogni stato. L';ispezione dei registri societari copre tipicamente tutti i registri dei libri societari, dei bilanci e persino delle dichiarazioni dei redditi.
Sebbene i registri di ogni entità siano diversi, tutti hanno lo stesso scopo, che è il deposito di informazioni nel mondo degli affari. Ad esempio, un articolo di incorporazione e un articolo di organizzazione possono essere due documenti separati, ma hanno una somiglianza sorprendente in uso e scopo.
Quanto tempo conservare i registri fiscali?
I registri aziendali variano a seconda dello stato, ma tutti richiedono di conservare solo una manciata di dati. In California, tuttavia, il seguente elenco si applica alle società e agli equivalenti a responsabilità limitata:
1.Articoli di incorporazione • Un documento importante che stabilisce l';esistenza dell';ente con il relativo Segretario di Stato
2.Bylaws †Le regole della corporation. Essenzialmente, lo statuto stabilisce come la società sarà amministrata e opererà da una prospettiva procedurale, i diritti degli azionisti, come saranno chiamati gli incontri e così via.
3. Delibere del Consiglio Ђ Queste sono le risoluzioni approvate dal Consiglio di Amministrazione di volta in volta, come la definizione di classi di azioni societarie e l';approvazione di particolari corsi d';azione per il business. Il disco nomina anche i registi che hanno sponsorizzato ciascuna risoluzione.
4. Minuti delle Assemblee degli Azionisti: contiene ciò che è emerso durante la riunione e descrive in dettaglio l';azione degli azionisti su un determinato argomento o discussione.
5. Riunione annuale • Ogni stato richiede che una società abbia almeno una riunione del consiglio di amministrazione ogni anno. Conservali nel tuo libro aziendale.
6. Comunicazioni per gli azionisti • Copie di tutte le comunicazioni agli azionisti. La maggior parte degli stati richiede di trattenerli per tre anni, ma è necessario mantenerli permanentemente in guardia contro le future azioni legali degli azionisti.
7. Azionisti • Una lista di azionisti e le azioni di loro proprietà.
8. Rapporto annuale • La maggior parte degli stati richiede di presentare una relazione annuale o biennale con il Segretario di Stato. Conserva copie di questi nei tuoi archivi aziendali. La maggior parte degli stati fornisce una forma prestampata di questo documento.
9. Fogli di saldo • Gli azionisti hanno il diritto di ispezionare le finanze della società, sebbene questo diritto abbia dei limiti. È necessario tenere aggiornati i bilanci.
10. Resi di ritorno
In California, la maggior parte dei legali di diritto societario tiene un registro di questi importanti documenti e aggiorna le voci in esso di volta in volta.
Per quanto tempo dovrebbero essere tenuti in loro possesso?
Alcuni avvocati aziendali mantengono il record da tre a cinque anni o fino al momento in cui gli affari vengono alla fine venduti e i documenti vengono consegnati ai nuovi proprietari.
Per quanto tempo devono essere conservati i record Molte persone hanno un sacco di detrazioni che aiutano con le tasse. Altre detrazioni di peoplecreate per essere in grado di ridurre la tassa. Tuttavia si va su thedeductions, il fattore più importante rimane mantenere tutto al sicuro, tutti i thereceipts e di supporto documenti, nel caso in cui venga richiesto di mostrare la prova all';IRS. Esistono diversi documenti fiscali che devono essere conservati come supporto per le detrazioni.
Pagamenti di interessi ipotecari? La parte migliore di avere un mutuo sulla casa è che hai un documento che mostra l';importo che hai pagato ogni anno. Avere questo documento non è sufficiente; questo dovrebbe essere mantenuto in sicurezza per anni.
Supporto dipendente? Se hai dimostrato che qualcuno è un dipendente, allora dovrai dimostrare di fornire supporto a tale dipendente e che il supporto è superiore al 50%. Le persone sposate non hanno problemi, ma sono le persone divorziate che l';IRS cerca di catch.В È importante conservare tutti i record coinvolti nella fornitura di questo supporto.
Ricevute di riparazione a casa? Queste ricevute devono essere conservate al sicuro, anche se non dovrai mostrare queste ricevute ogni anno. Nel caso in cui qualcuno chieda dei thereceipts, dovresti essere in grado di mostrarle.
Spese mediche ? Le ricevute relative alla salute dovrebbero essere mantenute se si sta mostrando una riduzione correlata all';assistenza sanitaria.
Ci sono molte altre entrate che devono essere conservate, ma nel complesso dovresti avere una buona idea di ciò che dovresti mantenere in sicurezza leggendo il punto. Devi assicurarti che questi e altri documenti importanti siano conservati, in caso di riserva, in caso di un';inchiesta.
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