Arrivi a fine anno chiedendoti dove sono andati i tuoi soldi? Se è così, scommetto che ti piacerebbe imparare come evitare quel brutto risultato.
Fai attenzione qui, ti farò conoscere un piccolo segreto che ti aiuterà a mettere fine a quelle spiacevoli sorprese di fine anno. Lean in vicino. Non dirlo a nessuno di questo. È così segreto che alcuni appaltatori lo fanno. Siete pronti?
Usa un budget
Questo è tutto. Questo è tutto ciò che serve. Crea un budget, monitora le varianze e intraprendi azioni correttive quando necessario. Classe licenziata.
Come fare un bilancio mensile
Oh, vuoi saperne di più? Va bene. Continua a leggere per imparare come fermare quelle brutte sorprese di fine anno.
I budget annuali ti consentono di rimanere aggiornato sui tuoi progressi finanziari man mano che il tuo anno si svolge. Ti armano con la possibilità di ridurre le spese prima che uccidano la tua linea di fondo. Ti costringono a pensare attraverso la tua attività? strategia e le sue allocazioni di risorse.
Quando non hai un budget da monitorare, o non controlli quello che hai, sei destinato ad arrivare a pensare alla fine dell';anno? Dove sono finiti i miei soldi??
Contractors? l';avversione al bilancio mi ha sempre colpito come divertente (non nel senso di ha-ha). Da un lato, gli appaltatori tendono ad essere ossessivi sulla pianificazione del lavoro sul campo. Sanno che lasciare che i loro equipaggi sul campo risolvano quello che deve fare di giorno in giorno è una ricetta per il disastro. Ma d';altra parte, non applicano questo ragionamento alla loro attività. La mancanza di pianificazione aziendale porta a scarsi risultati finanziari; E ';così semplice.
Hai bisogno di un budget, deve riflettere la realtà del tuo mercato, devi tenere d';occhio i suoi progressi e devi prendere delle misure correttive quando è richiesto. Qualcosa di meno di questo ti lascerà con quello? Cosa è successo ?? sensazione.
Guarda il mercato
Prima di esaminare i dettagli del budget how-to, assicurati di comprendere le connessioni tra budget, piano aziendale e mercato.
Il tuo budget è una rappresentazione finanziaria del tuo piano aziendale. Lo scopo del piano aziendale è sfruttare le opportunità redditizie del mercato. Il budget non dovrebbe essere tentato fino a quando il tuo business plan non è stato sviluppato.
Il tuo piano aziendale dovrebbe essere allineato alle dimensioni del tuo mercato, ai prezzi che il tuo mercato pagherà e al costo di soddisfare le sue esigenze. Puoi fare solo tanti soldi quanto il tuo mercato supporterà e il tuo business plan consegnerà. Budget di conseguenza.
Gli appaltatori spesso mettono il carro davanti al cavallo. Stabiliscono obiettivi di vendita, generali e di reddito netto, li mettono in un budget e quindi cercano di creare una strategia per soddisfarli. Quella sequenza ignora totalmente il mercato.
È sconsiderato creare il modello finanziario e quindi provare a creare un piano aziendale che si adatti quando il piano aziendale non è stato adattato al mercato. Prima strategia; quindi budget; quindi soddisfare il budget; quindi costruire un conto bancario sporgente.
Il tuo budget sarà sviluppato attraverso cinque fasi: preparazione, bozza, perfezionamento, controllo della realtà e implementazione.
Fase 1 ? Preparazione
A meno che non si implementi un nuovo piano di vendita e marketing, si migliori la produttività del lavoro o si riducano i costi generali, le prestazioni finanziarie saranno controllate dal mercato e dall';economia. Se crescono, guadagnerai di più. Se si restringono, farai meno, o addirittura perderai, denaro.
In questo settore, le performance passate rappresentano il miglior indicatore delle prestazioni future, a meno che non si impongano cambiamenti. Costruisci il tuo budget alla base della tua recente performance finanziaria triennale. Per fare ciò, raccogli i bilanci, i conti economici e le dichiarazioni di flusso di cassa per quegli anni.
Quindi, tocca il maggior numero possibile di fonti di informazione per ottenere una visione informata delle imminenti variazioni del mercato. Visita con il tuo banchiere. Visita con la tua assicurazione e agente obbligazionario. Acquista i dati di previsione di costruzione da McGraw-Hill o un fornitore simile. Cerca negli uffici del censimento? sito web per le relazioni sulle proiezioni economiche. Chiama la Federal Reserve e vedi quali rapporti hanno a disposizione. Chiama i tuoi consigli locali per lo sviluppo economico.
Alla fine, scoprirai gli esperti? opinione di consenso. Anche loro possono essere completamente accecati di volta in volta nell';economia, ma sono il gruppo più informato da ascoltare.
Passare le informazioni con il tuo team esecutivo. Raggiungi il consenso sulle tue prossime opportunità di mercato.
Ecco i passaggi Fase 1.
Prendi le ultime tre serie di dichiarazioni annuali.
Raccogli le previsioni di costruzione.
Discutere delle opportunità di mercato.
Fase 2 ? Bozza
Lo scopo della brutta copia è di darti un ragionevole punto di partenza. La bozza di massima non prenderà in considerazione modifiche al piano aziendale né cambiamenti nell';economia. Per creare la bozza di massima, studiare le dichiarazioni di reddito degli ultimi tre anni e determinare:
Le tue tendenze di vendita
Le tue tendenze dei costi diretti
Le tue tendenze generali amministrative
Le tue tendenze delle spese di vendita e marketing
Le tue operazioni supportano le tendenze
Le tue tendenze sul carico di lavoro
Il tuo margine lordo medio
Prendi il tuo conto economico più recente e regola ciascun elemento pubblicitario per il trend (in alto o in basso) o annota la media triennale, a seconda di quale ritieni più appropriato.
Ecco i passaggi della fase 2.
Determina le tendenze e le medie per ciascun elemento pubblicitario del conto economico.
Decidi se la media o la tendenza è l';ipotesi più appropriata
Valutare di conseguenza il conto economico dello scorso anno.
Fase 3? Raffinatezza
Ora, regola i numeri per le modifiche al mercato e i cambiamenti nel tuo piano aziendale.
Se ti aspetti che il mercato si riduca, presumi sia il volume delle vendite che i margini si ridurranno. Se ti aspetti che il tuo mercato cresca, supponiamo che aumenti il volume delle vendite o il margine. Non dare per scontato che entrambi cresceranno (non entreremo in questo, ma di solito è vero).
Ora stimiamo l';impatto sui costi delle nuove strategie aziendali. Ad esempio, potresti decidere di espandere le vendite perseguendo il mercato degli uffici. Per far atterrare il lavoro, autorizzerai una campagna pubblicitaria da $ 10.000,00 composta da pubblicità su riviste, posta diretta e intrattenimento clienti. Questa spesa sarebbe in cima alla pubblicità che fai per generare il tuo carico di lavoro corrente. Il budget pubblicitario deve riflettere l';investimento aggiuntivo di $ 10.000.
Quando pensi al tuo business plan, guarda da vicino l';impatto sui costi di:
Aumento della pubblicità per perseguire un nuovo mercato
Espansione del personale di vendita
Acquisto di nuove attrezzature
Aggiunta di personale d';ufficio
Implementazione o modifica del sistema informativo di gestione
Formazione e sviluppo dei dipendenti
Modifica del piano bonus
Inserimento di un nuovo territorio geografico completo di ufficio locale
Aumenta la paga
Aumento dei premi per l';assistenza sanitaria
Un altro impatto sul budget che devi tenere in considerazione è il miglioramento delle prestazioni di vendita. Supponete che il vostro team di vendita abbia persuaso un altro 20% dei vostri clienti a consegnare i vostri contratti negoziati. Il budget dovrebbe riflettere i maggiori markup associati ai contratti negoziati.
Sei pronto per finalizzare la tua prima bozza. Regola i numeri di tendenza o media per ciascun elemento pubblicitario in base agli impatti del tuo piano aziendale. Riscrivi il documento in modo che sia facile da preparare.
Ecco i passaggi Fase 3.
Verifica il tuo pool di lavoro e il team di staff di supporto operativo in grado di gestire il carico di lavoro previsto.
Verificare che gli obiettivi relativi al volume delle vendite e al markup dei costi diretti siano ragionevoli
Verificare gli aumenti delle spese di marketing e di vendita.
Aggiornare le spese e gli ammortamenti dell';apparecchiatura per soddisfare le nuove esigenze delle attrezzature.
Aggiorna l';obiettivo del volume di vendita.
Aggiorna l';obiettivo del margine di costo diretto.
Calcolare il carico di lavoro previsto (costi di manodopera, materiali, attrezzature).
Rivedi e ridigita il tuo budget.
Fase 4? Controllo di realtà
Uno dei motivi principali per cui gli appaltatori non riescono a raggiungere i loro obiettivi di profitto è perché sono eccessivamente ottimisti sui loro margini lordi. È giunto il momento per tutti di partecipare a una discussione senza esclusione di colpi sulle operazioni e le vendite.
Devi sfidare tutte le ipotesi fatte che gli equipaggi si esibiranno meglio di quanto hanno fatto in passato. Non sono ammesse rivendicazioni infondate, pie-in-the-sky. A meno che non ci sia un motivo per ritenere che il turnover sia stato notevolmente ridotto, che siano state acquistate attrezzature più efficienti o che il team di gestione delle operazioni possa ridurre i tempi di fermo macchina e il rilavorazione, non pensare che il tuo lavoro sarà più produttivo rispetto al passato.
L';altra affermazione che è necessario mettere in discussione con forza è la capacità del team di vendita e marketing di generare lead di qualità migliore e posti di lavoro più remunerativi. Il personale addetto alle vendite e al marketing è estremamente ottimista per natura. Prendi le loro promesse di maggiore gloria con un granello di sale. Credilo quando lo vedi, non prima.
In altre parole, non prendere la parola sui margini lordi al valore nominale. È necessario analizzarlo segmento per segmento. Discutete i reali margini di profitto che ogni segmento produce. Esegui i tuoi rapporti sui costi di lavoro per vedere quali sono stati i reali margini di guadagno.
Chiedete loro perché credono che i contatti saranno migliori e perché i margini miglioreranno. Segmento per segmento, previsione vendite totali e margini. Unirli e confrontarli con il costo diretto e il profitto lordo previsti.
Regola di conseguenza il tuo budget. Ora hai finalizzato il tuo budget. È tempo di tirarlo fuori.
Ecco i tuoi passaggi Stage 4.
Chiama un incontro con le tue principali operazioni e personale di vendita.
Esaminare e discutere le prestazioni sul campo e le proiezioni per il miglioramento.
Esamina e commenta la pubblicità e la vendita segmento per segmento.
Modificare il budget in base ai risultati di queste conversazioni.
Ora hai finalizzato il tuo budget. È tempo di tirarlo fuori.
Fase 5? Roll-out
Ora che hai finalizzato il budget di 12 mesi, devi dividerlo in blocchi gestibili (12 blocchi). Crea un foglio di calcolo con 14 colonne. Etichettali per mese. Ogni riga è una spesa di conto economico. La prima colonna è il nome della spesa. la seconda colonna è il totale dell';anno. La terza colonna è per gennaio, la quarta per febbraio e così via.
Esamina ciascun elemento pubblicitario del conto economico e determina se si tratta di una spesa che rimane consistente ogni mese (ad esempio affitto dell';ufficio) o varia mensilmente. Molte spese generali sono fatturate due volte l';anno o ogni trimestre. Metti il valore appropriato sotto ogni mese. Il totale per i mesi deve essere uguale al totale dell';anno.
Aumenta le vendite mensili negli ultimi tre anni. Calcola la ponderazione delle vendite al mese. Ad esempio, se in genere vendi $ 400.000 a luglio su $ 3.200.000 all';anno, luglio rappresenta il 12,5% delle vendite. Calcola il 12,5% delle tue vendite e delle spese dirette a budget e inseriscile nella colonna di luglio.
Continua a compilare il foglio di lavoro fino a quando non viene conteggiato l';intero budget.
Fai copie del budget mensile dettagliato e distribuiscilo a tutti gli individui che hanno autorità di spesa. Portali in una riunione, spegni i telefoni cellulari e spiega loro il budget dettagliato. Devono capire le spese pianificate dal budget, la logica alla base delle spese, i margini lordi presunti e la tempistica pianificata delle spese.
Una parola è in ordine qui per la contabilità di cassa contro la contabilità per competenza. Se gestisci la tua attività sulla base della contabilità di cassa, devi impostare il tuo budget e tenere traccia dei tuoi progressi sul metodo dell';accumulazione. La contabilità in contanti è ottima per le tasse ma terribilmente fuorviante per la gestione di un';impresa.
Ecco i passaggi Stage 5
Assegnare le spese annuali ai mesi appropriati.
Determina lo schema storico delle tue vendite mensili.
Crea budget mensili per vendite, costi di campo, spese generali e profitti.
Presenta il budget dettagliato al tuo team di gestione.
Completando la procedura di budgeting in 22 step, ora hai a portata di mano lo strumento che ti consente di gestire la tua performance di fine anno. Certo, la parola chiave in là è? Gestisci.?
puntamento
Il secondo motivo per cui gli appaltatori non riescono a raggiungere i loro obiettivi finanziari di fine anno è perché non riescono a tenere traccia dei loro progressi rispetto al budget e ad adottare le misure correttive necessarie. Il tuo personale addetto alla contabilità genera un conto economico e un rendiconto finanziario alla fine di ogni mese.
Una parola è anche in ordine per quanto riguarda il personale contabile. Sia all';interno che all';esterno, il personale addetto alla contabilità deve ottenere questi rapporti entro il settimo giorno del mese. Tenerli responsabili a quella data. Probabilmente si lamenteranno come matti ma lo ignoreranno. La segnalazione tempestiva deve essere un dovere non negoziabile della loro posizione o servizio.
Il conto economico mensile dovrebbe mostrare:
Valore del budget per il mese
Valore effettivo per il mese
Valore del budget da inizio anno
Valore attuale da inizio anno
Scostamento effettivo rispetto al budget per mese
Variazione effettiva rispetto al budget da inizio anno
Anno di fine proiettato sulla base della tendenza attuale.
Riunisci il tuo team di gestione, esamina e discuti le dichiarazioni di reddito e denaro.
Prendere l';iniziativa
I budget non producono i risultati. La gestione di loro è ciò che produce i risultati.
Man mano che le varianze diventano evidenti, indaga sulla loro causa e intraprendi tutte le azioni necessarie. Ciò potrebbe significare visitare qualcuno o un gruppo che sta sottoperformando e discutere di cose che possono essere fatte per raggiungere gli obiettivi di rendimento. Agire può significare rivedere il budget in base ai cambiamenti nell';economia e nel mercato.
Quando la spesa supera il piano o le vendite sono inferiori, discuti della situazione con il tuo team di gestione e decidi come tornare sul piano e se la spesa deve essere ridimensionata per compensare le scarse vendite o aumentare per sfruttare le opportunità inattese.
Non dovresti ignorare le opportunità impreviste solo perché i soldi non sono stati messi da parte per loro. Adeguare il budget quando si presentano opportunità migliori del previsto. Riallocare le risorse o aumentare il budget per soddisfare l';investimento necessario.
Budget in contanti
La traduzione del budget mensile del reddito in un budget di cassa mensile è sorprendentemente facile e molto vantaggiosa. Copia il tuo foglio di calcolo del conto economico e traduci le cifre mensili delle vendite in ricevute di cassa mensili.
Il modo per farlo è guardare i tuoi vecchi crediti. Se in genere ricevi i tuoi soldi 45 giorni dopo il lavoro, il tuo denaro in entrata trascina le vendite di un mese e mezzo.
Il tuo denaro in uscita è anche abbastanza facile da capire. Il lavoro sul campo viene pagato settimanalmente. Il tuo ufficio personale due volte al mese o giù di lì. I tuoi materiali sono dovuti in 30 giorni. Le spese generali sono già programmate. I pagamenti del leasing sono dovuti ogni 30 giorni.
Monitora il budget del tuo flusso di cassa proprio come fai con il tuo budget di reddito. Passaci sopra allo stesso tempo. Di solito, quando il flusso di cassa sta diventando un problema, è dovuto al rallentamento dei pagamenti dei clienti. Devi conoscerlo il più rapidamente possibile in modo da poter inseguire il denaro che ti è dovuto.
Ultimo avvertimento
Per gestire una società di costruzioni con successo, è necessario prestare attenzione alla velocità con cui la propria attività genera un profitto lordo e la velocità con cui spende i soldi in spese generali. L';unico modo per sapere se tali tassi sono accettabili durante il tuo anno è quello di creare un budget e tenere d';occhio i suoi progressi. Altrimenti, potresti anche aspettarti brutte sorprese di fine anno.