Chiunque abbia letto uno dei miei articoli sul tema della scrittura o della scrittura di lettere saprà quanto ritengo sia importante ridurre al minimo il numero di pagine, preferibilmente limitandole a una sola pagina ove possibile.
E sappiamo tutti quanto appiccicosi appare quando mettiamo i tocchi finali su una lettera e questa straripa sulla seconda pagina di una o due righe. Molto poco professionale!
Quindi, ci sono un certo numero di pratici piccoli trucchi che ho usato nel corso degli anni che aiuteranno a :spremere: una lettera o un altro documento su una pagina senza che questo venga notato dal lettore medio. Questi trucchi possono essere applicati utilizzando qualsiasi programma software di elaborazione testi standard.
Scrivere una lettera commerciale formale
Non sono sicuro che un purista di una scuola di segreteria approverebbe alcuni dei miei metodi poiché potrebbero discostarsi da determinati standard tecnici, ma li ho usati centinaia di volte e nessuno è mai stato più saggio. Il punto principale è che ero in grado di mantenere una lettera su una pagina quando la prima versione traboccava di poche righe su una seconda pagina.
Di seguito sono riportati i miei :consigli per la compressione della pagina:, elencati nell';ordine in cui suggerisco di applicarli:
1.Spostare entrambi i margini sinistro e destro a circa 1/4 di pollice più vicino al bordo della pagina.
2. Spostare i margini superiore e inferiore a circa 1/4 di pollice più vicino al bordo della pagina.
3. Modifica la parola uno o due :overflow:. Quello che voglio dire qui è questo: dopo che la lettera è stata abbozzata dai un';occhiata a ogni paragrafo. Vedi se ce ne sono che hanno una frase finale che :trabocca: su una linea aggiuntiva per una parola. In tal caso, apportare una modifica minore o due nel paragrafo che lo accorcia leggermente, in modo che l';ultima parola o due non si sovrapponga alla riga seguente. Usando questo metodo, puoi spesso ottenere due o tre linee extra in una lettera di una pagina.
4. Regolare l';interlinea sulla pagina. È possibile ottenere uno spazio considerevole in una pagina regolando l';interlinea del testo. Ad esempio, se l';interlinea predefinita è impostata su :singolo: a 12 punti, provare a impostarlo su :esattamente: a 12 punti se la dimensione del carattere è 12. Se non lo fa, prova :esattamente: a :11 punti: :. Spesso devi sperimentare un po ';con questo per ottenere l';aspetto giusto.
5. Come ultima risorsa, prova a ridurre la dimensione del carattere di 1 punto, ad esempio da 12 a 11 punti.
6. Se non si adatta ancora, c';è un';ultima cosa che puoi provare se sei l';autore della lettera. Torna indietro e modificalo ancora una volta. Cerca pensieri e frasi ridondanti, o quelli che possono essere combinati in una frase anziché in due. Ogni parola e frase è assolutamente essenziale per il tuo messaggio? Sarai sorpreso dal risparmio di spazio che questo processo può comportare.
Come ho detto prima, prova i metodi sopra in sequenza, uno alla volta, controllando ogni volta per vedere se il tuo ultimo cambiamento ha fatto il trucco per te.
Cosa succede se non si adatta ancora?
Ora, se hai utilizzato tutti i trucchi sopra riportati e non riesci ancora a ottenere che la lettera si adatti a una pagina, è ora di ammettere che hai un vero cercapersone. In questo caso, dovresti pensare a :invertire: alcuni dei trucchi di compressione applicati quando hai provato a :spremere: la lettera, quindi concentrati a creare una seconda pagina dall';aspetto equilibrato.
Non c';è niente di peggio di una lettera con una seconda pagina di una o due frasi! Quindi in questo caso potresti voler :allungare: un po ';la lettera.
Spesso, in questa fase, effettivamente aumento la spaziatura della linea e riduco leggermente i margini in modo che ci sia un overflow di dimensioni adeguate sulla seconda pagina.
Ad esempio, prova a invertire i passaggi 1, 2 e 4 sopra. Quindi, invece di diminuire i margini superiore, inferiore e laterale della prima pagina, prova ad aumentarli di 1/4 di pollice tutto intorno. Quindi aumenta la dimensione del punto e vedi se questo aiuta. Idealmente, cerca di fare in modo che la pagina si rompa in modo pulito all';interruzione di paragrafo, per una bella transizione da pagina a pagina.
Ancora una volta, ho usato questi piccoli trucchi di :compressione: migliaia di volte, e nessuno ha mai tirato fuori il loro righello e mi ha castigato per inesattezza.
L';importante è finire con una lettera :dall';aspetto professionale:.
Infatti, se si esegue un controllo molto dettagliato dei modelli di vita reale inclusi in uno dei miei kit di scrittura, si troverà che ho utilizzato uno o più dei trucchi sopra riportati su molti di essi. Ma non sto dicendo quali!