Come tutti sappiamo, le nostre caselle di posta si sono trasformate in moderni sistemi di archiviazione, e proprio come nei :vecchi: giorni possono diventare caotici e fuori controllo in pochissimo tempo. Si tenta di controllare le caselle di posta indisciplinate, ma per la maggior parte i messaggi vengono trascinati in cartelle che fungono da catch alls per tutto (fusioni disorganizzate di disordine incoerente - grazie al cielo per la ricerca avanzata!).
Pensa ai vantaggi che un sistema di archiviazione logico e organizzato vorrebbe dire per te: fare riferimento alle e-mail che hai ricevuto, trovare e visualizzare di nuovo gli allegati, diminuire il tempo di scorrimento e, se hai bisogno di qualcuno che entri e cerchi qualcosa, sarà in grado di indicarli nella cartella giusta, piuttosto che farli frugare tra tutte le tue e-mail.
Suggerimenti per la produttività - Come organizzare la tua E-MAIL -Lunch &; Guadagnare
Ora che sei desideroso di modificare le tue caselle di posta non organizzate, ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a raggiungere la tua destinazione.
Posta in arrivo: la Posta in arrivo dovrebbe essere proprio questa: una casella di posta in arrivo, non una cartella di archiviazione permanente con qualsiasi mezzo. Anche se hai un file ';misc'; fuori dalla tua casella di posta, mantieni la tua casella di posta pulita e in ordine. Se ricevi email su un argomento che sei in procinto di trattare e non sei pronto a spostarle in una cartella più permanente, crea una cartella :2do: nella tua casella di posta, da lì i messaggi di gruppo in sottocartelle.
Questo è un ottimo modo per essere organizzato e un riferimento facile per vedere cosa devi fare.
Come si usa: quando si riceve un';e-mail per un';attività in corso o in arrivo, creare una cartella nella cartella ';2do'; con un nome correlato a quell';attività o client. Sposta l';email in quella cartella, crea un promemoria o un appuntamento se necessario, e -voilà! - ora hai una casella di posta organizzata. Quando ricevi più email relative a questa attività, ora possono andare direttamente nella sottocartella che hai creato. Una volta completata questa attività, puoi spostare facilmente tutti i contenuti in una cartella permanente della tua designazione. La chiave è di mantenerla in cima e una volta che hai finito con una sottocartella nell';elenco delle cartelle ';2do';, eliminala o spostala. Mantenere le cartelle dopo che un';attività è finita ostacolerà la tua organizzazione e aggiungerà alla tua confusione elettronica.
Questo metodo ti permetterà di avere un facile riferimento visivo per il lavoro che deve essere fatto, e anche se per il momento alcuni compiti sono :di nuovo al riparo:, puoi ancora vederli e tenerli freschi nella tua mente. Una volta che sarai in grado di concentrarti sulle e-mail che stanno arrivando, sarai in grado di concentrarti maggiormente sulla tua attività e meno sulla tua confusione.
Sottocartelle: non aver paura di usare sottocartelle, anche sottocartelle nelle sottocartelle. Mettere gli oggetti in gruppi logici è la chiave per organizzare i tuoi file.
Come usare: Ad esempio: potresti avere un numero di clienti e un paio di aziende diverse per cui lavori, e ogni cliente / azienda avrà più attività, progetti, istruzioni, ecc. Sotto la tua casella di posta, crea un file per ogni azienda, sotto la società, crea una cartella per ogni cliente e sotto ogni client crea cartelle per il numero di diverse attività che si eseguono.
Avere un posto dove mettere i messaggi mentre entrano è la chiave per stare al passo con i tuoi compiti e messaggi. Le caselle di posta in arrivo hanno un modo per diventare molto grandi e travolgenti molto rapidamente, mettendo in atto questi passaggi contribuirà a controllare gli inestetici pasticci e come bonus ti manterrai organizzato nel processo.